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在留資格などの期限管理から帳票作成までワンストップで完結!コンプライアンス順守をサポートする日立システムズの外国人雇用管理サービスとは?

労務管理

2023.12.12

外国人従業員の在留資格を行政機関に申請したり、更新の期日を管理したりする業務は煩雑で分かりにくいもの。外国人労働者に対するコンプライアンスも厳しく問われるようになった今、就労支援機関(登録支援機関や監理団体、人材派遣/紹介企業など)、受け入れ企業の業務は増大しています。そうした外国人雇用にまつわる管理業務負担を一挙に軽減し、確実な遂行を助けてくれるのが、日立システムズの外国人雇用管理サービス。

利用者からは「これまで大変だった帳票管理・帳票作成が楽になった」「サービスで期限管理をしてくれるから、ストレスが減った」「PCでの作業に慣れていなくても使いやすい」と高評価を得ています。サービス開始から約3年経った今、システムを開発している“中の人”に、サービスの特長や導入する利点を聞いてみました。



外国人雇用管理サービスの概要

創業60年、全国約300か所のサービス拠点をもつ日立システムズが提供している、外国人雇用にまつわる管理業務を効率化、一元化できる便利なクラウドサービスです。


雇用する外国人の在留資格に応じた必要書類の期限管理機能や帳票作成をサポートしてくれる機能、勤怠管理システムとの連携機能などがワンパッケージ化されているのが特長。必要書類や各種データを関係者間で同時に情報共有できるのもクラウドサービスならではの利点です。外国人雇用管理業務の効率化をめざす、就労支援機関および受け入れ企業を強力にサポートしてくれます。





■外国人雇用管理サービスの主な機能

<情報管理機能>
  • 外国人就労者の情報管理(パスポート、在留カードなど)
  • 勤務管理

<アラート機能>
  • 期限管理アラート(雇用契約や在留カード、パスポートなどの更新期限、在留資格に関する申請など)
  • 残業時間アラート
  • 最低賃金アラート
  • アラートチャート(期限アラートが出るタイミングを一覧で照会する機能)
  • アラートメール(各種アラートを決められた宛先のメールに自動送信する機能)

<メール機能>
  • 一括メール送信

<帳票作成支援機能>
  • 帳票作成支援機能(在留期間更新許可申請書、在留資格変更許可申請書のほか、技能実習、特定技能については出入国在留管理庁から公開されている参考様式に対応。(※詳細はお問い合わせください。)

1.煩雑な管理業務を一気に効率化できる画期的なサービス

Q.まずは外国人雇用管理サービスを提供開始された背景を教えてください

日本で働く外国人労働者の数は今や180万人を超え(2022年10月末時点)、外国人を受け入れている事業所、派遣会社、登録支援機関等の数も増え続けています。2019年には新たな在留資格である「特定技能」が創設されるなど、外国人労働者を雇用したい企業、関係機関などは今後もますます増えていくと期待されています。





そうした中で、外国人労働者にまつわる管理業務は非常に煩雑であり、多大な労力や時間がかかるだけではなくコンプライアンスに則りきちんと管理できるか不安がある……といった声が業界各所から上がっていました。外国人雇用管理サービスは、そうした課題へのソリューションとして生まれたものです。


当社がこれまで培ってきた技術、知見をいかし煩雑な管理業務を効率化しよう、コンプライアンス順守をサポートしたい、という発想からスタートしました。ただ当社はシステムの専門家ではあったものの、外国人雇用管理業務については知見がありません。そこで経験豊富な就労支援機関に協力いただき、ノウハウを提供いただいた上で必要な機能を盛り込んでいます。





Q.利用者として、どのような方を対象にしていますか?

外国人労働者の就労を支援する就労支援機関と、実際に労働力を受け入れる企業の双方を想定しています。そのため、管理業務を専門に行っている方からPC作業に不慣れな方まで、あらゆる層にストレスなく使っていただけるUI(User Interface・ユーザーインターフェイスの略)をめざしました。


就労支援機関と受け入れ企業間で 個別に情報を閲覧したりチェックしたりするのではなく、同じデザインの画面で、かつリアルタイムで情報共有できることが当サービスの大きな特長です。


Q.どのようなニーズに応えられるサービスですか?

「表計算ソフトによる管理等でやってきた外国人雇用にまつわる管理業務を効率化し、本来の業務に集中したい」「煩雑で分かりにくい在留資格に関する申請などを、漏れなく確実に遂行したい」といったニーズにお応えすることができます。


特に在留資格が異なる労働者を雇用されている場合などは資格によって申請書類や期限が異なるため、すべて確実に管理するのは大変な労力=人的コストがかかります。当サービスは38種類の在留資格に応じた管理項目を自動抽出することができるので、そうした業務負担を大幅に減らすだけでなく、担当者の属人化を防ぐことが可能です。


また、近年特に重視されているコンプライアンスについて「どのように管理したら良いか分からない」「確実に順守できるようにしたい」というニーズに応える機能も盛り込まれています。“コンプライアンス順守のお守り”としても当サービスをご利用いただけたらと思います。

2.ワンストップで完結する充実した機能

Q.外国人雇用管理サービスの強みは何ですか?

アピールしたいポイントはたくさんあるのですが、特に自信をもっている点は「全38種類(2023年1月末時点)の在留資格に対応している点」と「セキュリティの確かさ」「アラートによる対応遅延の回避」、そして先ほど話題に出た「複数利用者間で情報共有できること」の4つです。


世の中では特定技能や技能実習のみにフォーカスを当てたサービスが多い傾向にありますが、当サービスの特長として特定技能や技能実習だけではなく技術・人文知識・国際業務なども含めた全38種類の在留資格に対応していることは自慢したい点のひとつです。


またセキュリティ面に関しましては個人情報を管理するサービスになりますので、特に万全を期しました。機能的な面では二重認証を用いているほか、日立グループのデータセンター運用ポリシーに則り、安心してご利用いただけるセキュアな環境をご用意しています。


Q.アラート機能について詳しく教えてください

アラートメールによる通知とアラートチャート画面の二本立てによるアラート機能を実装しています。


アラートメールによる通知機能は、個人の在留資格毎に必要な管理項目や企業様独自でご用意している項目等に応じて更新期限が近づくと自動的に送信されます。アラートを発信するタイミング(期限の○日前)や頻度は管理者ごとに設定することができます。システムの画面に行かなくてもメールで期限を知らせてくれるので、利用者様の手間がかかりません。


アラートチャート画面は全雇用者のアラート状況を一目で見ることができるものです。雇用者ごとに表示するだけでなく、在留資格など対象項目ごとに表示することも可能。期限までの日数を色分け表示するなど、利用者様が全体のスケジュールを直感的に把握できるよう工夫しました。
その他にも都道府県ごとの最低賃金を下回る単価を設定した場合のアラート等もございます。ちなみに最低賃金単価については当社側でメンテナンスいたしますので、お客さまには修正の手間をおかけしません。


表計算ソフトなどで期限管理されていると、どうしても確認漏れのリスクが発生しますが、二重のアラートがある当サービスを導入いただくことにより、そうしたリスクを最小限に抑えることができます。


Q.画像やファイルの保管管理機能も、独自性の高い機能のひとつですね?

たとえば、外国人労働者の雇用管理をしていくにあたり、監査時などに在留カードの情報が必要ですよね?その場でコピー/スキャンができる環境がなくても、スマートデバイスのカメラで撮影して画像データとしてシステム内に保管していれば手間がかかりません。
出入国在留管理庁などに提出した署名付き書類の画像も保存できます。たとえば監査のとき、紙で管理しているとわざわざ棚から探してこなければなりませんが、システムで管理することによって、素早く検索し、閲覧することができます。こうした手間をひとつひとつ省いていくことで、コンプライアンスの強化や業務効率の改善に繋がるでしょう。


コンプライアンス順守という意味では、資料データをいつ誰が登録したのか、最終更新者と最終更新日時の履歴が残る機能も役立ちます。利用される方の立場になり、「このサービスさえ入れておけば安心」と思える機能を盛り込むことには特に腐心しました。





Q.帳票作成支援機能についてはサービス提供開始の後に追加実装されたと聞きました。どのような経緯があったのですか?

仰る通り2020年春のサービス開始直後は、アラートなどの機能に特化した内容で、帳票作成支援の機能はありませんでした。しかしサービスリリース後に改めて現場で働く方々からのヒアリングを重ね、お客さまからさまざまな意見をいただいた上で「やはり帳票作成を支援する機能も必要だろう」という結論になり、同年秋に早速追加した、という経緯です。


この機能が追加されたことで、外国人雇用にまつわる管理業務を包括的にサポートできる内容になった、と自負しています。 今後も、お客さまの声を取り込みながらサービスを進化させていきます。



3.高いコストパフォーマンスも自慢

Q.導入費用はどのくらい必要ですか?

初期費用は0円。月額費用はサービスに登録されている外国人就労者数によって異なり、25名分までが基本サービス料37,500円(税抜)、それ以上の場合は追加費用(26〜99名:500円/1名(税抜)、100〜499名:300円/1名(税抜)、それ以上の場合は個別見積)を設定しています。


サービスを閲覧・操作する管理者数はいくら増やしていただいても費用は発生しません。サービス開始当初は現在よりも高い月額費用、追加費用を設定していました。しかしリリース後のヒアリングにてお客さまの声が多かったことを受け、2022年の1月に基本サービス料、追加費用とも大幅に値下げしました。よりお求めやすい価格で、より多くのお客さまにご利用いただきたい、という思いからの価格改定です。手前味噌ながら、現在の価格はシステム導入の費用対効果を考えるとリーズナブルだと思います。お客さまからも大変好評をいただいています。


Q今後、さらに改良されたり、機能が追加されたりする可能性はありますか?

はい。現在の外国人雇用管理サービスも開始当初は“データを保管し、管理する”という部分にフォーカスを当て、ミニマムな機能のみを搭載してリリースしましたが、お客さまからのさまざまな声を受けて改良を重ねてきた経緯があります。


現在、行政機関の在留資格申請手続きなどもオンライン化が進みつつあるので、当社サービスで作成したデータを活用しお客さまの手間を削減できるような機能も検討しています。ニーズの変化に対してフレキシブルに対応できるのはクラウドサービスならではの利点。着実にバージョンアップを進めているので今後のサービスにも、どうぞご期待ください!

まとめ

IT黎明期の時代から業界をリードしてきた実績のある日立システムズ。誰もが使いやすく、確認漏れを防ぐUI、ワンストップで完結する充実した機能を実現すると同時に、表からは見えにくいセキュアな環境づくりなどにも力を注いで開発してきた、という言葉が印象的でした。


国の新型コロナ感染対策も転換期にさしかかり、外国人労働者の需要は今後ますます増えていく見込みです。外国人雇用管理サービスは、そうした社会を支える縁の下の力持ちとなってくれることでしょう。

■今回の取材に協力してくれた皆さま(敬称略)

株式会社 日立システムズ

DXプラットフォームサービス営業統括本部 DXソリューション本部 第二営業部 第二グループ 部長代理 真田有子



DXプラットフォームサービス営業統括本部 DXソリューション本部 第二営業部 第二グループ 高木大毅



産業・流通情報サービス事業部 第三システム本部 第三システム部 部長 駒野嘉和



産業・流通情報サービス事業部 第三システム本部 第三システム部 技師 桑原奈央

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