初めて外国人雇用に取り組む際、「手続きが複雑で何から始めれば…」「法律違反にならないか不安」といった悩みを抱えていませんか？

外国人材の採用手続きは、在留資格の確認から各種保険の手続きまで多岐にわたります。本記事では、採用決定から就業開始までの流れを解説しています。図解や一覧表を交えて必要な手続きと注意点を紹介していますので、全体像を正確に理解し、安心して外国人雇用を進めてください。

CONTENTS

• 1. 外国人雇用の手続き：全体フローと所要期間
• 　　1.1 【全体像を図解】採用決定から就業開始までの5ステップ
• 　　1.2 各ステップの所要期間と費用目安一覧
• 2. ステップ1：採用前に必ず確認すべき3つの法的要件
• 　　2.1 在留資格の確認：「就労可能か」を在留カードで分かる方法
• 　　2.2 活動内容の照合：許可された業務範囲と担当業務は一致しているか
• 　　2.3 在留期間の確認：更新時期と手続きの要否を事前に把握
• 3.ステップ2：外国人の状況別に見る在留資格の手続き
• 　　3.1 海外在住の外国人を新規に雇用する場合
• 　　3.2 日本国内で就労中の外国人を中途採用する場合
• 　　3.3 外国人留学生を新卒採用する場合
• 4.ステップ3：雇用契約と労働条件の明確化
• 　　4.1 雇用契約書作成の4つの必須項目（母国語併記の重要性）
• 　　4.2 労働条件通知書で明示すべき内容とは？
• 　　4.3 【注意】在留資格が不許可だった場合の「停止条件付き契約」について
• 5.ステップ4：社会保険・労働保険・税務関連の手続き
• 　　5.1 健康保険・厚生年金保険の手続き（日本人との違いはあるか？）
• 　　5.2 雇用保険の手続きと「外国人雇用状況の届出」の関係性
• 　　5.3 労災保険の手続きについて
• 　　5.4 所得税・住民税に関する手続きと注意点
• 6. ステップ5：継続的な雇用に必要な届出と管理体制
• 　　6.1 外国人本人が行う届出のフォロー（所属機関に関する届出など）
• 　　6.2 在留期間の更新管理：企業が把握・サポートすべきこと
• 7. 外国人雇用で活用できる助成金制度
• 　　7.1 人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）とは
• 　　7.2 その他、自治体が提供する支援制度
• 8.よくある質問（FAQ）
• 　　8.1 Q. 採用した外国人が転職・退職した場合の手続きは？
• 　　8.2 Q. 家族を日本に呼び寄せたい（家族滞在ビザ）と相談されたら？
• 　　8.3 Q. アルバイト・パートとして雇用する場合の注意点は？
• 　　8.4 Q. 外国人従業員のマイナンバーはどのように扱えばよいですか？
• 　　8.5 Q. 雇用中の外国人が海外出張や一時帰国をする際の注意点はありますか？
• 9. 複雑な外国人雇用の手続きは専門家への相談が適切
• 　　9.1 なぜ専門家への相談が必要なのか？
• 　　9.2 海外人材タイムスが提供する無料相談のサポート範囲と実績

1. 外国人雇用の手続き：全体フローと所要期間

まず最初に、外国人雇用手続きの全体像と、採用計画の立案に不可欠な所要期間と費用の目安を説明します。

1.1 【全体像を図解】採用決定から就業開始までの5ステップ

外国人雇用の手続きは、以下の5ステップに分けられます。

1.2 各ステップの所要期間と費用目安一覧

各ステップにおける標準的な所要期間と費用の概算は以下の通りです。

ステップ	主な内容	標準所要期間	費用の概算
①採用前準備	在留資格確認、雇用契約書の準備など	2週間～1カ月	社労士相談の場合は3～10万円程度
②在留資格手続き	在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更申請など	1～3カ月	行政書士依頼の場合は10～30万円
③入社手続き	雇用契約書締結、労働条件通知書交付	1～2週間	–
④入社後手続き	社会保険・雇用保険加入、生活サポートなど	1週間～1カ月	社労士代行の場合は3～5万円程度
⑤雇用管理	所属機関に関する届出、在留カード更新など	継続的	行政書士依頼の場合は10～20万円（更新一人当たり）

2. ステップ1：採用前に必ず確認すべき3つの法的要件

法務リスク回避のため、採用候補者が決まった段階で最初に確認するべき必須の事項について解説します。このステップを怠ると、不法就労助長罪に問われるリスクが著しく高まるため注意が必要です。

参照）外国人の適正雇用について｜警視庁

2.1 在留資格の確認：「就労可能か」を在留カードで分かる方法

在留カードの確認が、不法就労助長罪を回避するための第一歩です。

確認するのは以下の2箇所です。

表面：「在留資格」「就労制限の有無」

裏面：「資格外活動許可欄」

出典）在留カードとは？ | 出入国在留管理庁より加工（赤枠追加）

 

表面「就労制限の有無」に「就労不可」と記載があっても、裏面の許可欄次第でアルバイト雇用が可能な場合があるため、裏面も忘れずにチェックしましょう。

在留資格が「永住者」「永住者の配偶者など」「日本人の配偶者など」「定住者」の場合は、就労活動に一切制限がありません。この場合、活動内容の照合や在留期間の更新は不要で、採用手続きは基本的に日本人と同様に進められます。ただし、ハローワークへの届出など一部の義務は残るため、注意してください。

※詳細は在留カードとは？番号確認・偽造対策・見方をわかりやすくをご覧ください。

2.2 活動内容の照合：許可された業務範囲と担当業務は一致しているか

許可される活動内容は在留資格ごとに厳格に定められています。たとえば、活動内容が専門知識や技術を活かす業務に限定される「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で工場のライン作業に就くことはできません。自社で任せる予定の業務と、在留資格で許可された活動内容が完全に一致しているかを慎重に検証する必要があります。ただし、「永住者」など就労制限のない在留資格の場合には、この確認は不要です。

2.3 在留期間の確認：更新時期と手続きの要否を事前に把握

在留カードで「在留期間（満了日）」を確認し、雇用開始後すぐに在留期間更新の必要が生じないか、事前に把握することが重要です。また、在留資格「永住者」には在留期間の定めがないため、更新手続きは不要ですが、在留カード自体の更新は7年ごとに実施する義務があります。

3. ステップ2：外国人の状況別に見る在留資格の手続き

採用対象者が、海外在住なのか国内転職なのか、もしくは留学生なのか、などによって必要な在留資格手続きは異なります。

ここでは、主に就労制限のある在留資格を新規に取得・変更する場合の手続きについて、詳しく説明します。

3.1 海外在住の外国人を新規に雇用する場合

海外にいる外国人を採用する場合は、企業が日本の出入国在留管理局に対し「在留資格認定証明書」を申請する必要があります。

来日までのプロセスは以下の通りです。

1. 　1.企業が出入国在留管理局へ在留資格認定証明書交付申請を行う。
2. 　2.証明書交付後、本人へ送付する（原本）。
3. 　3.本人が海外の在外公館でビザ申請を行う。
4. 　4.ビザ取得後、来日し、在留カードの交付を受ける。

在留資格認定証明書交付申請において、企業側は以下の書類を準備する必要があります。

• 　　●　雇用契約書（写し）
• 　　●　登記事項証明書
• 　　●　決算書
• 　　●　会社概要（パンフレットなど）
• 　　●　雇用理由書
• 　　●　給与支払いに関する書類（給与規定、労働条件通知書）
• 　　●　職務内容に関する資料（職務記述書、組織図など）
• 　　●　法令遵守を証明する書類（納税証明書）

※詳細は在留資格認定証明書とは？ 外国人雇用で知っておきたいポイントを解説をご覧ください。

3.2 日本国内で就労中の外国人を中途採用する場合

すでに日本にいる外国人を採用する場合、前職と職務内容が同一なら、任意で「就労資格証明書」を取得しておくのがおすすめです。次回の在留期間更新がスムーズになります。

参照）就労資格証明書（入管法第19条の２） | 出入国在留管理庁

一方、前職と職務内容が異なる場合は、「在留資格変更許可申請」の手続きが必ず必要です。

参照）在留資格の変更（入管法第20条） | 出入国在留管理庁

3.3 外国人留学生を新卒採用する場合

在留資格「留学」のままでは就労できません。留学生を新卒で採用する場合、卒業前に本人が主体となって就労可能な在留資格へ「在留資格変更許可申請」の手続きを進める必要があります。企業側は、雇用契約書の写しなど申請に必要な書類を準備し、本人をサポートする責務を負っています。

4. ステップ3：雇用契約と労働条件の明確化

入社後の労使トラブルを未然に防ぐため、法的に有効かつ相互理解を促進する雇用契約の締結方法について解説します。

4.1 雇用契約書作成の4つの必須項目（母国語併記の重要性）

後の雇用トラブルを避けるため、雇用契約書には、①業務内容、②労働時間・休日、③賃金、④契約期間を明確に記載する必要があります。本人が契約内容を正確に理解できるよう、日本語と母国語を併記した契約書を用意するのが望ましいでしょう。

4.2 労働条件通知書で明示すべき内容とは？

雇用契約書とは別に、労働基準法で交付が義務付けられている「労働条件通知書」について解説します。

参照）労働条件通知書｜厚生労働省

法律上、記載が必須とされているのは以下の項目です。

• 　　●　労働契約の期間
• 　　●　就業の場所・従事すべき業務の内容
• 　　●　労働時間・休憩・休日・休暇
• 　　●　賃金（決定方法、計算方法、支払方法・時期）
• 　　●　退職に関する事項

有期労働契約の場合は、上記項目に加え、以下の明示も義務付けられます。

• 　　●　契約更新上限の有無、回数
• 　　●　無期転換可能な旨の明示
• 　　●　無期転換後の労働条件

4.3 【注意】在留資格が不許可だった場合の「停止条件付き契約」について

「在留資格の許可を条件として雇用契約の効力が発生する」という趣旨の停止条件を契約書に盛り込むことは非常に重要です。この条項があれば、万が一在留資格が不許可となった場合に、契約上のトラブルを法的に回避できます。なお、「永住者」など、就労制限がない在留資格の場合は、不許可リスクもないため当該条項は必要ありません。

5. ステップ4：社会保険・労働保険・税務関連の手続き

外国人材を雇用した後、企業が義務として行う各種保険や税務に関する手続きについて解説します。

5.1 健康保険・厚生年金保険の手続き（日本人との違いはあるか？）

加入要件を満たす場合、国籍や在留資格の種類（永住者を含む）に関わらず、日本人と同様に加入義務が発生します。

手続きに必要な書類は以下の通りです。

• 　　●　被保険者資格取得届（マイナンバー記載）
• 　　●　ローマ字氏名届（マイナンバー非保持or基礎年金番号と紐づきなしの場合）

短期滞在者などマイナンバー非保持者は、以下の書類が追加で必要です。

• 　　●　旅券の資格外活動許可証印のページ
• 　　●　資格外活動許可書
• 　　●　就労資格証明書

企業はこれらの書類を、所在地を管轄する年金保険事務所または健康保険組合に提出します。

参照）外国人従業員を雇用したときの手続き｜日本年金機構

5.2 雇用保険の手続きと「外国人雇用状況の届出」の関係性

「外国人雇用状況の届出」は、すべての事業主に課された重要な義務であり、「永住者」などの在留資格を持つ外国人にも適用されます。雇用保険の加入手続きは、このハローワークへの「外国人雇用状況の届出」を兼ねます。雇用保険に加入しない場合は、別途「外国人雇用状況届出書」を提出しなければなりません。

※詳細は【外国人雇用状況の届出】外国人採用でハローワークへの届出を忘れずにをご覧ください。

5.3 労災保険の手続きについて

労災保険は、国籍や在留資格を問わずすべての労働者に適用される保険です。日本人と同様に、必要な手続きを行う必要があります。

5.4 所得税・住民税に関する手続きと注意点

税法上の「居住者」「非居住者」の区分により課税ルールが異なります。日本に住所がある、または引き続き1年以上居所がある「居住者」は、日本国内外のすべての所得が課税対象になります。一方「非居住者」は、日本国内で得た所得のみが課税対象です。企業は給与からの源泉徴収や住民税の特別徴収などにより、従業員に代わって国や地方自治体に税金を納付する義務を負います。

6. ステップ5：継続的な雇用に必要な届出と管理体制

継続的な外国人雇用において、企業に求められる管理体制と、一度きりの手続きで終わらない適切なタイミングで行うべき届出について解説します。

6.1 外国人本人が行う届出のフォロー（所属機関に関する届出など）

転職など所属機関が変わった場合、外国人本人は14日以内に出入国在留管理局へ「所属（活動）機関に関する届出」を行う義務があります。

参照）所属（活動）機関に関する届出（教授、高度専門職１号ハ｜出入国在留管理庁

本人が忘れがちな手続きのため、企業側から注意喚起するなどのサポートが望まれます。

6.2 在留期間の更新管理：企業が把握・サポートすべきこと

在留期間の満了日を企業側でも管理し、不法就労状態（オーバーステイ）を防ぐことは非常に重要です。更新申請には企業が作成する書類も必要であり、企業の協力が欠かせません。なお、「永住者」には在留期限がないため、この管理は不要です。

※詳細はオーバーステイとは？ 罰則や再入国の条件、在留特別許可を解説をご覧ください。

7. 外国人雇用で活用できる助成金制度

外国人雇用にともなうコスト負担を軽減し、より良い受け入れ環境の整備を後押しする公的助成金制度を紹介します。

7.1 人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）とは

外国人労働者の職場定着を目的とした就労環境の整備にかかる費用を助成する制度です。外国人労働者向けの相談体制の整備や日本の関連法規・慣行に関する研修の実施、就業規則やマニュアルの多言語化などの取り組みが対象となります。受給には、認定を受けた計画に基づく環境整備を行うこと、離職率を15%以下に抑えることなどの要件があります。

※詳細は外国人の雇用で助成金を受け取れることも！どんな助成金を申請できる？をご覧ください。

7.2 その他、自治体が提供する支援制度

国の制度に加え、各自治体が独自に設けている支援金や補助金も存在します。助成金活用の際は、自社の所在地の情報もあわせて確認することをおすすめします。

8. よくある質問（FAQ）

外国人雇用の実務担当者から多く寄せられる疑問について、FAQ方式で回答します。

8.1 Q1. 採用した外国人が転職・退職した場合の手続きは？

雇用保険加入者の場合は、「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出が離職の届出を兼ねます。未加入者の場合は、別途「外国人雇用状況届出書」による離職届出が必要です。

※詳細は外国人社員が退職するときに企業が行う手続きは？をご覧ください。

8.2 Q2. 家族を日本に呼び寄せたい（家族滞在ビザ）と相談されたら？

申請は外国人本人とその家族が行うものであり、企業に法的な手続き義務はありません。ただし、身元保証人になるなど企業として協力できることもあるため、相談に応じる姿勢が重要です。

※詳細は家族滞在ビザでアルバイトは可能？要件・申請方法を解説をご覧ください。

8.3 Q3. アルバイト・パートとして雇用する場合の注意点は？

在留資格「留学」「家族滞在」の外国人を雇用する場合は、在留カード裏面の「資格外活動許可」の有無を必ず確認してください。「週28時間以内」の就労時間制限を厳守し、オーバーワークにならないよう注意する必要があります。

※詳細は外国人アルバイト採用するには資格外活動許可のチェックが必要！をご覧ください。

8.4 Q4. 外国人従業員のマイナンバーはどのように扱えばよいですか？

住民票のある外国人には、日本人と同様にマイナンバーが発行されます。社会保険・税務手続きの際に企業がマイナンバーを扱うのは法的な義務です。そのため、入社時に本人から番号を提示してもらい、目的を伝えた上で厳重に管理する必要があります。

※詳細は外国人雇用ではマイナンバーが必要！採用前に本人確認を忘れずにをご覧ください。

8.5 Q5. 雇用中の外国人が海外出張や一時帰国をする際の注意点はありますか？

「みなし再入国許可」により、出国後1年以内（または在留期限まで）なら事前の許可は不要です。ただし、この期限を1日でも過ぎると在留資格が失効します。一時帰国における最大の注意点として、企業は本人に期限の確認を徹底させるよう促すことが重要です。

※詳細は再入国許可・みなし再入国許可とは？申請方法、期限、必要書類などを徹底解説をご覧ください。

9. 複雑な外国人雇用の手続きは専門家への相談が適切

外国人雇用の手続きを自社のみで行うのは、手続きの不備や制度解釈の誤りなどさまざまな面でリスクがあります。複雑な手続きは専門家を活用することが合理的かつ最も安全な選択肢です。

9.1 なぜ専門家への相談が必要なのか？

以下の3つの理由について説明します。

• 　　●　頻繁な法改正に自社で対応し続けるのは困難。

　　　○　 外国人雇用に関する制度は、入管法を始め、労基法、社会保険制度など多岐にわたります。その上頻繁に改正が行われるため、自社だけで対応するのは負担が大きく、手続きミスのリスクを高めます。

• 　　●　煩雑な書類作成や申請にかかる工数を削減できる。

　　　○　 在留資格手続き、労務関連書類作成、助成金申請など、外国人雇用に関わる手続きは数が多く工数がかかる上、正確性が求められます。専門家に依頼することで、不許可のリスクを低減し必要な手続きを効率的に進められます。

• 　　●　意図しない法律違反のリスクをなくせる。

　　　○　 先述の通り、自社のみで頻繁な法改正に対応し、正しい法解釈のもと手続きを進めるのは困難です。意図しない法律違反のリスクを減らすためにも専門家への相談をおすすめします。

9.2 海外人材タイムスが提供する無料相談のサポート範囲と実績

海外人材タイムスの無料相談では、現状ヒアリングから必要手続きの特定、専門家への相談範囲の確認、さらには助成金活用の可能性有無まで各種アドバイスが受けられます。外国人雇用に関する手続き支援や就労環境整備において豊富な支援実績を有する海外人材タイムスなら、信頼性の高いサポートで貴社の外国人雇用をバックアップ可能です。

外国人雇用をご検討の際は、ぜひお気軽にご利用ください。無料相談は下記フォームから簡単にお申込みいただけます。

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