日本で働く外国人数が過去最高を更新する中、外国人採用は人材確保に欠かせない手段です。しかし「どの送り出し機関を選べば良いか」「悪質な機関を避けたい」といった担当者の悩みは尽きません。安易なパートナー選びは、採用後のミスマッチや失踪など、重大なトラブルにつながるリスクがあります。本記事では、送り出し機関の仕組みという基本から、信頼できる機関を見極める具体的な4つのポイント、国別の注意点まで徹底解説します。

CONTENTS

• 1. 送り出し機関の基本：仕組みと役割をわかりやすく解説
  
• 2. 送り出し機関を利用する3つのメリット
  
• 3. 送り出し機関を利用する際の3つの注意点（デメリット）
• 4. 失敗しない送り出し機関の選び方と比較すべき4つのポイント
• 5. 【国別】主要3カ国の送り出し制度の特徴と注意点
• 6. 送り出し機関に関するQ&A
• 7. まとめ：信頼できるパートナー選びが外国人採用成功の鍵

1. 送り出し機関の基本：仕組みと役割をわかりやすく解説

まず初めに、送り出し機関とは何か、誰が関わり、何をしてくれるのか、という基本的な問いにお答えします。特に、現場で混同されがちな「監理団体」と「登録支援機関」の役割の違いや、在留資格による利用の必要性の違いは全体像を把握するのに非常に重要です。外国人採用における送り出し機関の位置づけを正確に理解しましょう。

1.1 送り出し機関の定義と関係者

送り出し機関とは、「海外現地で日本での就労を希望する人材を募集・教育し、日本の受け入れ企業へ送り出す役割を担う機関」です。

「送り出し機関」「受け入れ企業」「外国人材」、そして間に入る「監理団体／登録支援機関」の四者には、下図の相関関係があります。

【相関図】

1.2 【比較表】監理団体・登録支援機関との違い

外国人採用の現場で混同されやすい「送り出し機関」「監理団体（技能実習）」「登録支援機関（特定技能）」の3つの機関の主な違いは以下の通りです。

※詳細は【技能実習】監理団体とは？役割と見極め方、外国人をサポートしてくれる、登録支援機関とはどういう機関？をご覧ください。

1.3 在留資格で異なる利用の必要性

技能実習制度における「団体監理型」では、法律（技能実習法）により送り出し機関の利用が義務化されています。
参考）外国人技能実習制度とは｜JITCO – 公益財団法人 国際人材協力機構

一方、特定技能制度では必ずしも必須ではありませんが、二国間協定（MOC）により政府認定の送り出し機関の利用が義務付けられている国があります。たとえば、ベトナムは政府が認定した送り出し機関を通さないと人材の供給ができません。フィリピンも同様に、移住労働省（DMW（旧POEA））が認可した送り出し機関を必ず通す必要があります。
参考）特定技能に関する二国間の協力覚書 | 出入国在留管理庁

自社が採用したい在留資格や国籍によって、送り出し機関との関わり方が変わるため、採用計画の初期段階でこれらのルールを確認しておくことが重要です。

1.4 送り出し機関が担う4つの主な業務

送り出し機関の役割は、単なる人材紹介にとどまりません。教育から行政手続き、アフターフォローまで業務を総合的に担うパートナーとして、重要な役割を持っています。
このセクションでは、送り出し機関が外国人材を日本へ送り出すまで、そして送り出した後に行う一連の業務内容を時系列に沿って具体的に解説します。

1.4.1 人材の募集と選抜

まずは候補者の絞り込みです。職種、必要なスキルレベル、求める人物像など、企業の求める求人要件にもとづき、求人広告の出稿や説明会を実施し、現地で応募を募ります。応募者には書類選考、筆記試験（専門知識、計算能力など）、体力測定、一次面接を実施。一定基準をクリアした候補者リストと履歴書を日本の監理団体などへ提出し、受け入れ企業とのオンラインまたは現地面接を設定します。

1.4.2 入国前教育の実施

日本での就労と生活に最低限必要な日本語能力を習得させるため、合宿形式などで集中的な日本語教育を実施します。約4〜6カ月で日本語能力試験N4レベルの習得が目安です。あわせて、日本の労働慣行（時間厳守や報告・連絡・相談の重要性、5S活動など）や、職場で円滑な人間関係を築くためのコミュニケーションについて教育を実施。ゴミの分別方法や公共交通機関の利用方法、騒音問題、銀行口座の開設方法など、日本での日常生活をスムーズに送るための具体的な知識やルールも指導します。

1.4.3 各種行政手続きの代行

日本の出入国在留管理庁へ提出する在留資格認定証明書交付申請書や、その他添付書類の準備を、候補者本人に代わって、または補助して行います。候補者本人がパスポートを所持していない場合は、申請手続きのサポートも必要です。在留資格が許可された後は、現地の日本国大使館または総領事館での査証（ビザ）発給申請手続きをサポートし、航空券の手配などを行います。

1.4.4 帰国後のキャリア支援

技能実習などを終えて帰国した人材が、日本で習得した技術や知識を母国で活かせるよう、現地の日系企業や関連企業への就職を斡旋するのも重要な役目です。帰国者同士のコミュニティ形成を支援し、定期的な交流会などを通じて情報交換やキャリアに関する相談ができる場を提供します。また、日本で納めた年金保険料の一部が還付される「脱退一時金」の請求手続きについても、送り出し機関が情報提供および申請のサポートを行います。
※詳細は人事担当者が知っておきたい外国人の年金脱退一時金制度をご覧ください。

2. 送り出し機関を利用する3つのメリット

外国人採用を検討する上で、送り出し機関の利用がもたらす具体的な利点を「採用効率」「人材の質」「法令遵守」の3つの側面から解説します。これらのメリットを正しく理解し、うまく活用することが、外国人採用を成功に導く重要な鍵になります。

2.1 メリット1：採用にかかる手間と時間を大幅に削減できる

一つは、海外現地での求人媒体の選定、母国語での応募者対応、一次面接といった煩雑なプロセスをすべて委任できる点です。これにより、採用担当者は候補者の最終選考や受け入れ体制の構築といったコア業務に専念できるようになります。また、時差や言語の壁がある海外候補者との煩雑なコミュニケーション（日程調整、質疑応答など）も任せられるため、担当者の時間的・心理的負担が大幅に軽減されます。

2.2 メリット2：ミスマッチを減らし、人材の質を担保しやすい

現地の文化や国民性を熟知した専門スタッフが、書類だけでは分からない候補者の人柄や労働観を評価するため、日本企業とのカルチャーフィットの精度が向上します。企業が求めるスキルセットや経験について、現地の労働市場の実情に即したスクリーニングを行うため、採用における期待値と候補者の実態とのズレを防ぎやすくなるでしょう。

2.3 メリット3：複雑な手続きや法規制に関する専門知識を活用できる

頻繁に改正される各国の送出関連法や、日本の出入国管理および難民認定法に関する最新情報を常に把握しておくのは困難です。しかし、外国人材の送り出しに関して専門知識を有する送り出し機関に対応を委任すれば、企業が意図せず法令違反を犯すリスクを回避できます。二国間協定（MOC）のような複雑な国際間の取り決めについても、専門家として遵守すべき事項を正確に案内してくれるため、安心して手続きを進められます。

3. 送り出し機関を利用する際の3つの注意点（デメリット）

送り出し機関には、メリットだけでなく、事前に把握し対策を講じるべき注意点（デメリット）も存在します。長期的に安定して人材を活用するには、リスクを正しく理解した上で、本記事後半で解説する「選び方のポイント」を実践することが不可欠です。「悪質機関のリスク」「費用構造」「コミュニケーション」の3つの観点から送り出し機関が有する問題点を見ていきます。

3.1 注意点1：悪質な機関の存在と見きわめの難しさ

候補者本人から法外な手数料や保証金を徴収し、多額の借金を負わせる機関が依然として存在します。技能実習生が失踪する主な要因の一つです。実際より高い給与や楽な仕事内容など虚偽の求人情報で候補者を集め、来日後にトラブルになったり、早期離職に追い込まれたりするケースが後を絶ちません。たとえ知らなかったとしても、このような機関に関与した場合は、企業の社会的信用やブランドイメージを著しく損ないかねないレピュテーションリスクを負います。

3.2 注意点2：間接的なコストと費用構造の不透明性

受け入れ企業が監理団体や登録支援機関に支払う費用には、送り出し機関への手数料が「中間マージン」として含まれています。見積書に「送り出し管理費」などの名目で内訳が明記されていない場合、企業側で費用の妥当性を判断するのは困難です。必ず契約する前に詳細な内訳の開示を求めてください。

3.3 注意点3：コミュニケーションの制約と情報伝達の遅延

企業からの要望や質問は、原則として「監理団体／登録支援機関」を経由して送り出し機関に伝えられます。情報伝達に時間がかかったり、途中でニュアンスが失われたりするリスクは避けられません。万が一、トラブルが発生した際も、この伝言ゲーム式の連絡体制が原因で、迅速な状況把握や意思決定が困難になる場合があります。緊急時の連絡フローを事前に確認しておくことが重要です。

4. 失敗しない送り出し機関の選び方と比較すべき4つのポイント

この章では本記事の核となる、失敗しない送り出し機関の選び方と比較ポイントを、明日から実践できる具体的なアクションプランをまじえて解説します。「実績」「教育体制」「費用」「連携」という4つの評価軸から複数の機関を比較検討することで、信頼できるパートナーを見極められます。しっかり確認していきましょう。

4.1 ポイント1：政府からの認定と、透明性の高い実績

選定する送り出し機関の大前提は、「その国の政府から正式な認定を受けていること」です。認定を受けていない機関は、そもそも比較検討の土台に上がりません。また、過去の実績は、その機関の信頼性と実力を測るための客観的な指標になります。単なる送出し人数だけでなく「定着率」といった質的なデータまで確認することが重要です。

4.1.1 認定機関であることの確認方法

各国の認定機関は、外国人技能実習機構（OTIT）のWebサイトに掲載されている「外国政府認定送出機関一覧」で確認できます。
◆外国政府認定送出機関一覧URL→https://www.otit.go.jp/system/sender/list_sender/

認定機関の利用は、単なる形式上の条件ではありません。「二国間協定（MOC）」を背景にした相手国政府との公式な約束事です。コンプライアンスの基本として遵守しなければなりません。

4.1.2 確認すべき実績の具体的な数値

「過去3年間の国別・職種別の送出し人数」「主な提携先監理団体の名称」「受け入れ後1年間の定着率」の3点は、必ず契約前に書面で開示を求めます。定着率が90%未満の場合は、その理由を確認するなど詳細まで確認しましょう。これらの数値が開示されない、あるいは極端に低い機関は、ノウハウ不足や管理体制の不備が疑われるため、選定候補から除外すべきです。

4.2 ポイント2：スタッフの定着を支える教育・フォロー体制の質

人材の質は、送り出し機関が実施する「入国前教育」の内容に大きく左右されます。日本語能力に加え、日本の労働文化や生活習慣への適応を促す教育が行われているかを見極めなければなりません。表面的なパンフレットの情報だけでなく、教育カリキュラムの有無や講師の質といった項目を具体的に確認し、教育の実態を把握しましょう。

4.2.1 教育カリキュラムで確認すべき項目

日本語教育の目標レベル（例：日本語能力試験JLPT N4相当以上）と、それを達成するための総学習時間（例：480時間以上）が明記されたカリキュラムの提出を求めます。専門用語の教育や、安全衛生教育といった、配属職種に特化した教育プログラムの有無も重要な確認項目です。

4.2.2 講師の質と生活指導の有無

日本での就労経験や、日本語教師の有資格者が講師として在籍しているかを確認します。可能であれば、オンラインでの授業見学などを通じて、教育の質を直接確かめられるのがベストです。また、ゴミの分別、騒音問題、交通ルールといった日本の共同生活における具体的ルールやマナーに関する指導の有無も重要です。必ず確認しましょう。

4.3 ポイント3：費用体系の透明性と適正性

費用に関する問題は、外国人材の失踪やトラブルに直結する重要なチェックポイントの一つです。特に、候補者本人が負担する費用の内訳と総額の透明性は欠かせません。また、二国間協定などで定められた手数料の上限を遵守しているかなどの法的な観点からも、費用の適正性の確認は重要です。

4.3.1 本人負担費用の内訳を確認する重要性

候補者本人が支払う費用の総額と、その詳細な内訳（学費、寮費、渡航費、各種申請手数料など）が明記されたリストを書面で提出させることが重要です。不明瞭な「その他諸経費」といった項目がないかを確認してください。本人負担額が高額すぎる場合、候補者は多額の借金を背負うことになります。このことがやがて失踪や労働意欲低下を招く要因になることがわかっています。
※詳細は外国人実習生の失踪問題と起こった後の対処法を解説をご覧ください。

4.3.2 二国間協定における手数料の上限

ベトナムなど、二国間協定（MOC）で本人から徴収できる手数料の上限が定められている国もあります。この場合、協定を遵守しているかを監理団体などを通じて確認する必要があります。上限を超える手数料の請求は、二国間協定に違反する行為であり、そのような機関はパートナーとして不適格です。

4.4 ポイント4：日本の受け入れ側との連携体制

提携する日本の監理団体や登録支援機関と、SlackやTeamsといったビジネスツールを用いて、定期的かつ迅速に情報共有を行う体制が構築されているかを確認します。あわせて日本国内に連絡事務所や母国語対応可能なスタッフが常駐しているか、緊急時（事故や病気など）の連絡体制が24時間整備されているかもチェックしましょう。

5. 【国別】主要3カ国の送り出し制度の特徴と注意点

外国人採用は相手国の法律やルールを遵守するのが大前提です。ルールを無視した採用は、発覚した場合に受け入れ停止などの厳しい措置につながるリスクがあります。
今回は、日本への送出し人数が多いベトナム、フィリピン、ミャンマーの3カ国について、それぞれの国で定められた手続き上の「必須事項」と「注意点」を解説します。

5.1 ベトナム：政府認定機関の利用が必須

ベトナムからの人材受け入れには、労働・傷病兵・社会問題省海外労働管理局（DOLAB）発行の「推薦者表」が欠かせません。この手続きを代行するのが政府認定の送り出し機関の役割です。
参考）ベトナムに関する情報 | 出入国在留管理庁

技能実習だけでなく、特定技能においてもベトナム政府認定の送り出し機関を経由することが、二国間の協力覚書（MOC）によって定められています。

5.2 フィリピン：独自のルール「DMW」への対応

フィリピンからの人材受け入れは、すべてフィリピン移住労働者省（DMW）の厳格な管理下に置かれています。送り出し機関だけでなく、日本の受け入れ企業側もDMWに登録申請し、審査を受ける必要があるため注意してください。
参考）フィリピンに関する情報 | 出入国在留管理庁

手続きには英語の書類作成や面接が含まれます。そのため、フィリピン人材の受け入れ実績が豊富な監理団体や登録支援機関を選ぶことが極めて重要です。

5.3 ミャンマー：求人票の事前承認プロセス

ミャンマー労働・入国管理・人口省（MOLIP）から認定を受けた機関の利用が必須です。特徴は、人材募集を開始する前に、受け入れ企業が作成した求人票（職種、給与、労働条件など）をMOLIPに提出し、承認を得るプロセスが必要になることです。
参考）ミャンマーに関する情報 | 出入国在留管理庁

承認プロセスには1〜2カ月を要する場合があるため、他の国に比べて採用スケジュールに余裕を持たせることを推奨します。

6. 送り出し機関に関するQ&A

最後に、企業の担当者が送り出し機関の利用を具体的に検討し、実務を進める中で抱きがちな疑問について、Q&A形式でお答えします。
契約や費用、トラブル対応、法規制といった実践的な内容を中心にまとめていますので、不安の解消にぜひお役立てください。

6.1 Q1. 送り出し機関と直接契約することはできますか？

技能実習（団体監理型）は、法律（技能実習法）で監理団体を介した受け入れが定められているため、受け入れ企業と送り出し機関の直接契約はできません。
参考）外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律（技能実習法）について ｜厚生労働省

一方、特定技能にはこのような法律上の制約はありません。ただし、海外の機関との直接契約は手続きやトラブル対応のリスクが非常に高いため、実績豊富な登録支援機関や人材紹介会社を介すのが現実的です。

6.2 Q2. 候補者本人とトラブルが起きた場合、送り出し機関に責任を問えますか？

入国後の労務管理や生活上のトラブルに関する一次的な責任は、雇用主である受け入れ企業と、監督・支援義務を負う監理団体・登録支援機関が担います。ただし「来日前に聞いていた給与や仕事内容と違う」といった契約内容の相違が原因である場合は、送り出し機関の説明責任を問うことが可能です。その際は、監理団体などを通じて事実確認を行い、必要に応じて是正を求める流れになります。

6.3 Q3. 送り出し機関に紹介料などを支払う必要はありますか？

基本的に受け入れ企業が送り出し機関に直接金銭を支払うことはありません。企業は監理団体や登録支援機関と契約し、監理費や支援費といった名目で費用を支払います。その費用の中から、各機関が送り出し機関へ業務委託費などを支払う流れになっているためです。費用の透明性を知るためにも、監理団体などの見積もりを取る際は、送り出し機関への手数料が含まれているか、内訳はどうなっているか、などを確認することが大切です。

6.4 Q4. 悪質な送り出し機関に関わってしまった場合、企業側にも罰則はありますか？

送り出し機関の不正（例：保証金の不法徴収）に直接関与していなくても、結果として受け入れ企業にも罰則が科せられる可能性があります。労働者が失踪し不法就労状態となった場合には、適切な管理責任を怠ったとして、出入国管理および難民認定法上の「不法就労助長罪」に問われるかもしれません。
参考）不法就労に当たる外国人を雇い入れないようにお願いします。｜厚生労働省

信頼できる監理団体・登録支援機関を選び、適正な送り出し機関を利用することが、結果的に自社のコンプライアンス体制を守ることに直結します。

6.5 Q5. 依頼してから、実際に人材が日本に来るまでどのくらいの期間がかかりますか？

一般的に募集の依頼から入国まで、技能実習で8カ月〜1年、特定技能で6カ月〜10カ月程度かかります。これは「現地での募集・選考（約2カ月）」「入国前教育（約4〜6カ月）」「在留資格認定証明書の申請・交付（約2〜3カ月）」という各ステップに要する期間の合算です。
ただし、あくまでも目安期間であり、相手国の情勢や日本の出入国在留管理庁の審査状況によって変動する可能性はあります。人員が必要となる時期から逆算し、余裕を持った採用計画を立てることが重要です。

7. まとめ：信頼できるパートナー選びが外国人採用成功の鍵

「政府からの認定と、透明性の高い実績」「スタッフの定着を支える教育・フォロー体制の質」「費用体系の透明性と適正性」「日本の受け入れ側との連携体制」。これら4つのポイントを抑えることが信頼できるパートナー選びの生命線になります。送り出し機関は、単なる「人材の仕入れ先」ではなく、日本で活躍する人材をともに育てる「海外における最初のパートナー」です。しかし、多くの機関を自社だけで比較・検討するのは決して容易ではありません。専門的な知見を持つ第三者への相談こそが、最終的にリスクを回避し成功へと導く最短ルートになり得ます。

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