外国人を雇用、または外国人が離職した際に、全ての事業主に法律で義務付けられている「外国人雇用状況の届出」。手続きが複雑で、出し忘れによる罰則も気になりますよね。

この届出は、雇用保険の加入状況によって様式や提出期限が全く異なるため、正しい知識がなければ間違えてしまう可能性があります。

本記事では、【記入例】を交えながら、その違いから便利なオンライン申請の方法、そして届出を忘れた場合のリスクまで、担当者が知るべき全てを網羅的に解説します。この記事を読めば、もう手続きで迷うことはありません。

CONTENTS

1.外国人雇用状況の届出とは？目的と対象者を解説
2.【雇用保険の加入有無別】届出の提出方法と期限
3. 外国人雇用状況届出書（様式第3号）の書き方【記入例付き】
4. オンラインで完結！外国人雇用状況届出システムの利用方法
5. 届出を忘れた（出し忘れた）場合のリスクと罰則
6. 届出にあたっての注意点・よくある質問
7. まとめ

1.外国人雇用状況の届出とは？目的と対象者を解説

外国人を雇用する企業や事業主は、「外国人雇用状況の届出」を必ず行う必要があります。これは日本国内で外国人が適正に働ける環境を整備するため、法律で定められた重要な手続きです。

1.1 全ての事業主に課せられた法律上の義務

「外国人雇用状況の届出」は、外国人を一人でも雇用する全ての事業主に義務付けられている法律上の手続きです。これは「雇用対策法」に基づいており、外国人労働者の雇入れ時と離職時にハローワークへ届け出る必要があります。この届出義務は、正社員に限らず、アルバイトやパートタイムなど、雇用形態に関係なく適用される点が重要です。「短時間労働だから届出不要」といった誤解は通用しません。

1.2 届出の目的：適切な雇用管理と再就職支援のため

この届出制度には、以下の3つの大きな目的があります。

① 適切な雇用管理の促進

国が外国人労働者の就労状況を正確に把握することで、企業に対して労働環境の改善や適正な雇用管理を助言・指導できるようになります。

② 離職後の再就職支援

外国人労働者が離職した際に、ハローワークを通じてスムーズな再就職を支援するため、雇用状況の把握が必要です。

③ 不法就労の防止

企業が届出時に在留資格の確認を行うことで、不法就労を未然に防止する役割も担っています。届出は単なる報告ではなく、外国人労働者の合法的な雇用を守る重要な手段です。

1.3 対象となる外国人・対象外の外国人

対象となる外国人

原則として、日本国籍を持たないすべての労働者が対象です。具体的には以下が含まれます。

• 　　●　永住者
  
  
• 　　●　日本人の配偶者等
  
  
• 　　●　定住者
  
  
• 　　●　技能実習生
  
  
• 　　●　特定技能
  
  
• 　　●　留学生（資格外活動許可を得てアルバイトしている場合）

いずれも、雇入れ・離職の際には届出が必要です。

対象外の外国人

以下の外国人は、届出の対象外です。

• 　　●　特別永住者
  
  
• 　　●　在留資格「外交」「公用」の者

これらの方々については、雇用状況の届出義務は発生しません。事業主は在留資格を確認し、対象・対象外を正確に判断することが求められます。

2.【雇用保険の加入有無別】届出の提出方法と期限

外国人労働者の届出手続きは、雇用保険に加入するかどうかで大きく2つに分かれることが最も重要なポイントです。ここでは、その違いと手続きの具体的な方法、期限について解説します。

2.1 ① 雇用保険に加入する外国人の場合

手続き

外国人が雇用保険に加入する場合は、雇入れ・離職の際の届出が「雇用保険被保険者資格取得届（雇入れ時）」と「資格喪失届（離職時）」と一体化しています。
つまり、これらの雇用保険の届出に必要な情報を記入することで、「外国人雇用状況の届出」も兼ねることができます。

方法

雇用保険被保険者資格取得届などの書類内にある、外国人労働者に関する追加項目（例：在留資格、在留期間、在留カード番号など）を正確に記入すれば、別途「外国人雇用状況届出書」を提出する必要はありません。

提出期限

• 　　●　雇入れ時：雇入れのあった日の翌月10日まで
  
  
• 　　●　離職時：離職日の翌々日から10日以内
  
  

期限が雇入れと離職で異なるため、特に注意が必要です。

2.2 ② 雇用保険に加入しない外国人の場合

手続き

週の所定労働時間が20時間未満のアルバイトなど、雇用保険に加入しない外国人の場合は、「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」という専用の書式を使って届出を行います。

方法

この「外国人雇用状況届出書」は、雇入れ時と離職時の両方で使用し、それぞれ届け出る必要があります。

提出期限

雇入れ・離職ともに、翌月末日までが提出期限です。

2.3 まとめ：提出期限のポイント

期限を守ることで、法令遵守はもちろん、外国人労働者の適正な雇用管理や再就職支援につながります。

3. 外国人雇用状況届出書（様式第3号）の書き方【記入例付き】

雇用保険に加入しない外国人を雇用した場合に提出が必要な「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」の具体的な記入方法を、厚生労働省が公開している記入例を用いて解説します。

3.1 在留カードを見ながら記入する項目

届出書の記入には、手元に在留カードを必ず用意することが必須です。正確な情報を記入するために、以下の項目を在留カードから転記してください。

• 　　●　氏名（ローマ字表記）
  
  
• 　　●　在留資格（例：技術・人文知識・国際業務、特定技能など）
  
  
• 　　●　在留期間（カードに記載されている有効期限）
  
  
• 　　●　国籍・地域名
  
  
• 　　●　在留カード番号（12桁）
  
  

これらの情報は外国人の身分を証明し、届出の信頼性を担保するために非常に重要です。

3.2 特に間違いやすい項目の注意点

• 　　●　在留カード番号の記載が必須
  2020年3月以降の最新の様式では、12桁の在留カード番号の記載が必須となっています。記入漏れや誤記は届出の不備につながるため注意しましょう。
  
  
• 　　●　在留資格の詳細記入
  「特定活動」の在留資格の場合は、活動類型（例えば「高度人材」や「研究活動」など）まで詳細に記入する必要があります。また、「特定技能」の場合は、技能分野（例：介護、建設など）まで具体的に記入します。曖昧に書くと、手続きが遅れることもあるため、正確な情報を必ず確認しましょう。
  
  
• 　　●　最新の様式を使用すること
  届出書は法改正に伴い様式が変更されることがあります。必ず厚生労働省の公式ウェブサイトから最新の様式をダウンロードして使用してください。古い様式を使うと受理されない場合があるため、注意が必要です。

4. オンラインで完結！外国人雇用状況届出システムの利用方法

ハローワークの窓口に行かなくても、インターネットを通じて「外国人雇用状況届出」を提出できる便利なシステムが「外国人雇用状況届出システム」です。ここでは、その利用方法とメリットについて解説します。

4.1 利用するメリット

このオンラインシステムを使うと、以下のようなメリットがあります。

• 　　●　24時間365日いつでも届出可能（ただし、システムのメンテナンス時間を除くため注意）
  
  
• 　　●　複数の外国人労働者の届出をまとめて申請できるため、手間を大幅に削減できる
  
  
• 　　●　過去に提出した届出内容の確認や修正が簡単にできるので、管理がしやすい
  
  

これらの利点により、忙しい事業主でもスムーズに法令遵守が可能です。

4.2 事前準備と申請の流れ

事前準備

オンライン利用には、まずユーザーIDとパスワードの取得が必要です。初めて利用する事業所は新規登録を行います。また、すでにハローワークの窓口で一度でも届出をしたことがある事業所の場合は、オンライン利用への切替申請が必要なケースがあります。事前に確認しましょう。

申請の流れ

1. 　　1.　ユーザーID・パスワードを取得（または切替申請を完了）
   
   
2. 　　2.　システムのウェブサイトにアクセスし、ログイン
   
   
3. 　　3.　画面の指示に従い、外国人労働者の情報（氏名・在留資格・在留カード番号など）を入力
   
   
4. 　　4.　入力内容を確認し、問題なければ送信して届出完了
   
   
5. 　　5.　必要に応じて、過去の届出内容の閲覧や修正もオンラインで行える
   
   

このように、オンラインシステムを活用することで、手続きがスムーズになり、時間と労力の節約につながります。ぜひ積極的に利用をご検討ください。

5. 届出を忘れた（出し忘れた）場合のリスクと罰則

外国人雇用状況の届出は法律で義務付けられている重要な手続きです。万が一、届出を忘れたり虚偽の届出をした場合には、次のようなリスクや罰則が発生します。

5.1 30万円以下の罰金の対象に

届出を怠る、または虚偽の届出をした場合は、雇用対策法に基づき30万円以下の罰金が科される可能性があります。この罰金は外国人労働者1人につき適用される場合があるため、人数が多いほどリスクが高まります。法令遵守は事業主の責任ですので、絶対に届出を怠らないようにしましょう。

5.2 指導や勧告を受ける可能性

いきなり罰金が科されることは稀で、通常はまずハローワークから是正のための助言・指導や勧告が行われます。もし届出の出し忘れに気づいた場合は、速やかに管轄のハローワークへ連絡し、指示を仰ぐことが重要です。早めに対応することで、罰則の回避や軽減につながることもあります。

外国人労働者の適正な雇用管理を守るためにも、届出期限の管理を徹底しましょう。

6. 届出にあたっての注意点・よくある質問

外国人雇用状況の届出に関して、よくある質問と注意点をQ&A形式で解説します。

6.1 Q. アルバイトや派遣社員でも届出は必要？

• 　　●　アルバイト
  雇用保険に加入しない短時間のアルバイトでも、届出は必ず必要です。
  この場合は「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を使って届け出ます。
  
  
• 　　●　派遣社員
  届出義務があるのは、雇用主である「派遣元」の会社です。
  「派遣先」の企業には届出義務はありませんのでご注意ください。
  
  

6.2 Q. 離職時（退職時）の届出も必須？

必須です。雇入れ時だけでなく、外国人が離職した場合にも、雇用保険の加入状況に応じた様式で必ず届出を行う義務があります。これを怠ると法律違反となりますので忘れずに対応しましょう。

6.3 Q. 本人確認（在留カード確認）のポイントは？

採用時には必ず在留カードの原本を確認してください。

• 　　●　確認すべき主なポイントは以下の3つです。
  
  
  1. 　　1.　在留資格
     
     
  2. 　　2.　在留期間の満了日
     
     
  3. 　　3.　就労制限の有無
     
     

また、在留カードのコピーを保管する場合は、利用目的を本人に明示するなど、個人情報保護に十分配慮する必要があります。

7. まとめ

外国人雇用状況の届出は、正社員・アルバイト・パートタイムなど雇用形態に関わらず、すべての事業主に法律上義務付けられています。手続きは、雇用保険への加入有無によって提出する様式や期限が異なることが最も重要なポイントです。届出をしっかり行うことは、罰則の回避だけでなく、企業のコンプライアンス遵守や外国人労働者の適正な雇用管理、安心して働ける環境づくりに直結します。

事業主としての責任を果たし、安心・安全な職場環境を整えるために、届出の徹底を心がけましょう。