日本で就労する外国人にとって、ビザ更新（在留資格の更新・変更）は継続して働くために不可欠な手続きです。在留期限が近づくと、どのような書類が必要で、どう手続きを進めれば良いのか不安に感じる方も多いでしょう。
また、転職や業務内容の変更があった場合は、さらに注意が必要です。
本記事では、2025年の最新情報に基づき、就労ビザの更新に関する基本的な知識から、具体的な必要書類、申請手続きの流れ、審査で重視されるポイント、そして企業担当者が知っておくべきことまで、網羅的に解説します。スムーズなビザ更新を実現するための一助となれば幸いです。

CONTENTS

• • • • • 1.日本におけるビザ更新の基礎知識
        • 2. ビザ更新（在留期間更新許可申請）の手続きと流れ
        • 3. 【在留期間更新】ケース別の主要な必要書類一覧
        • 4. ビザ更新（在留資格変更許可申請）の手続きと流れ
        • 5. 【在留資格変更】ケース別の主要な必要書類一覧
        • 6. ビザ更新における審査の重要ポイントと承認条件
        • 7. ビザ更新が難しくなる・不許可になる主なケース
        • 8. 転職した場合のビザ更新の注意点
        • 9. 企業担当者が知っておくべきビザ更新サポート
        • 10. ビザ更新申請時のよくある質問（Q&A）
        • 11. 計画的な準備と正確な手続きで確実なビザ更新を

日本におけるビザ更新の基礎知識

まずは、日本におけるビザ更新の基礎知識を整理しましょう。

1. ビザ更新とは？

一般的に「ビザ更新」と呼ばれる手続きは、法的には主に「在留期間更新許可申請」を指します。

• 　　●　在留資格
  　　　　日本で行うことができる活動の種類を定めたものであり（例：技術・人文知識・国際業務、留学、家族滞在など）
  
  
• 　　●　在留期間
  　　　　その活動を行える期間のことを指します。

日本に在留する外国人は、許可された在留資格の範囲内で、かつ許可された在留期間内に限り活動が認められます。例として、就労ビザの場合、許可される在留期間（1年、3年、5年など）は個人の状況や勤務先企業の安定性などにより異なります。

2. 「在留期間更新許可申請」と「在留資格変更許可申請」の違い

3. ビザ更新を怠った場合のリスク

• 　　●　オーバーステイ（不法残留）となる
  　　　　在留期間満了日までに更新または変更申請を完了しない場合、不法滞在となります。
  
  
• 　　●　法的措置の対象に
  　　　　不法残留は退去強制の対象となり、刑事罰（懲役または罰金）を科される可能性があります。
  
  
• 　　●　将来の入国制限
  　　　　日本への入国が長期間制限される（上陸拒否期間が設定される）リスクがあります。
  
  
• 　　●　企業側のリスク
  　　　　企業が不法滞在の外国人を雇用した場合、不法就労助長罪に問われる可能性があります。

ビザ更新（在留期間更新許可申請）の手続きと流れ

以下に「ビザ更新（在留期間更新許可申請）の手続きと流れ」についてまとめます。

1. 申請を行うべきタイミング

• 　　●　申請可能期間
  　　　　原則として、在留期間満了日の3ヶ月前から申請可能。
  　　　　※例外として、在留期間が3ヶ月以下の場合は、満了日の約半分経過後から申請可能。
  
  
• 　　●　申請期限
  　　　　在留期間満了日までに申請を完了しなければならない。
  
  
• 　　●　余裕を持った申請推奨
  　　　　審査には時間がかかるため、目安として1～2ヶ月前には申請を終えるのが望ましい。
  
  
• 　　●　特別な事情がある場合
  　　　　入院や長期出張などの場合、早期申請が認められることもあるため、事前に管轄の出入国在留管理局に相談すること。

2. 申請者：本人申請の原則と代理・取次申請の条件

• 　　●　本人申請が原則
  　　　　在留資格更新を希望する本人が自ら申請手続きを行う。
  
  
• 　　●　代理申請
  　　　　法定代理人（親権者、後見人など）が代理申請可能。
  
  
• 　　●　申請取次者制度
  　　　　地方出入国在留管理局長から「申請等取次者」として承認を受けた者（弁護士、行政書士、雇用先の職員など）が代理で申請できる。
  　　　　→ 申請取次者を利用すると、申請の準備や相談がスムーズになるメリットがある。

3. 申請先

• 　　●　管轄の出入国在留管理官署
  　　　　申請者の住民票上の住所地を管轄する地方出入国在留管理局、支局、または出張所に申請。
  　　　　※勤務先の所在地ではない点に注意。
  
  
• 　　●　管轄確認方法
  　　　　出入国在留管理庁の公式ウェブサイトで管轄官署を確認可能。
  
  
• 　　●　オンライン申請
  　　　　条件により、オンラインで申請が可能な場合もある。

4. 審査にかかる期間と結果の通知

• 　　●　標準処理期間
  　　　　出入国在留管理庁の目安では、2週間～1ヶ月程度。ただし個別事情で変動。
  
  
• 　　●　審査期間が長引く要因
  　　　　提出書類の不備、追加資料の求め、繁忙期など。
  
  
• 　　●　結果通知方法
  　　　　審査結果は通常、郵送（ハガキまたは封書）で通知される。

5. 手数料

• 　　●　許可時の手数料
  　　　　在留期間更新許可申請が許可された場合、手数料は4,000円。
  
  
• 　　●　納付方法
  　　　　収入印紙を使用し、許可通知を受けて新しい在留カードを受領する際に納付。
  
  
• 　　●　不許可の場合
  　　　　手数料の支払いは不要。

【在留期間更新】ケース別の主要な必要書類一覧

ここで【在留期間更新】において、ケース別に主要な必要書類一覧をまとめます。ビザ更新申請の際に必要な書類準備の参考にしてください。

1. 全ての就労ビザ更新に共通する基本提出書類

2. 【企業（所属機関）別】カテゴリーごとの追加提出書類

カテゴリー別提出書類の主な例

3. 勤務先や業務内容に変更がない場合の一般的な提出書類

【本人が準備する書類】

• 　　●　在留期間更新許可申請書（申請人用ページ）
  
  
• 　　●　証明写真
  
  
• 　　●　住民税の課税証明書及び納税証明書
  
  
• 　　●　パスポート・在留カードの提示（原本またはコピー）

【企業（所属機関）が準備する書類】

• 　　●　在留期間更新許可申請書（所属機関作成用ページ）
  
  
• 　　●　前年分給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し（企業カテゴリーによっては提出が必要）
  
  
• 　　●　在職証明書（発行日が3ヶ月以内のもの）
  
  
• 　　●　企業カテゴリーによっては決算書や会社案内なども必要

ビザ更新（在留資格変更許可申請）の手続きと流れ

次に「ビザ更新（在留資格変更許可申請）の手続きと流れ」をまとめます。

1. 在留資格の変更が必要となる主なケース

• 　　●　留学生が卒業後に日本国内の企業に就職する場合
  　　　　例：「留学」→「技術・人文知識・国際業務」
  
  
• 　　●　現在の就労ビザで許可されている職務内容と大きく異なる業務に転職する場合
  　　　　例：営業職から技術職への転職など
  
  
• 　　●　日本人と結婚し、身分系の在留資格へ変更する場合
  　　　　例：「技術・人文知識・国際業務」→「日本人の配偶者等」
  
  
• 　　●　自身で会社を設立し経営者となる場合
  　　　　例：「技術・人文知識・国際業務」→「経営・管理」

2. 申請手続きの基本的な流れ

3. 在留資格変更許可申請における審査の特有な視点

• 　　●　変更後の活動の適合性
  　　　　申請者が希望する在留資格の定義に活動内容が合致しているか。
  
  
• 　　●　許可基準の充足
  　　　　学歴、職歴、業務内容の関連性など、変更後の資格要件を満たしているか。
  
  
• 　　●　変更の必要性・合理性
  　　　　なぜ在留資格を変更する必要があるのか、その理由が妥当かどうか。
  
  
• 　　●　生活の安定性や継続性
  　　　　変更後の生活基盤が安定しているか、継続して在留できる見込みがあるか。

【在留資格変更】ケース別の主要な必要書類一覧

1. 「技術・人文知識・国際業務」等の就労ビザへの変更時

【本人が準備する書類】

• 　　●　在留資格変更許可申請書（該当様式）
  
  
• 　　●　証明写真（縦4cm×横3cm、3ヶ月以内撮影）
  
  
• 　　●　最終学歴の卒業証明書または卒業見込証明書
  
  
• 　　●　成績証明書（必要に応じて）
  
  
• 　　●　職務経歴書（職歴がある場合）
  
  
• 　　●　専攻内容と職務内容の関連性を説明する文書（必要に応じて）
  
  
• 　　●　日本語能力を証明する資料（JLPT N1・N2など、職務上必要な場合）

【会社（所属機関）が準備する書類】

• 　　●　雇用契約書または労働条件通知書の写し
  
  
• 　　●　会社の登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
  
  
• 　　●　直近年度の決算書の写し（新設会社の場合は事業計画書）
  
  
• 　　●　会社案内（事業内容が分かるパンフレット等）
  
  
• 　　●　採用理由書（なぜこの外国人を採用するかの説明）
  
  
• 　　●　前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し

2. その他の在留資格への変更時の概要

【特定技能】

• 　　●　特定技能に係る試験合格証明書
  
  
• 　　●　日本語能力試験合格証明書
  
  
• 　　●　特定技能雇用契約書
  
  
• 　　●　1号特定技能外国人支援計画書

【経営・管理】

• 　　●　事業計画書
  
  
• 　　●　事務所の賃貸借契約書の写し
  
  
• 　　●　資本金の出資を証明する資料
  
  
• 　　●　常勤職員2名以上を雇用する場合、その雇用契約書や社会保険関係書類など

3. 注意点

• 　　●　在留資格ごとに必要な立証資料は異なるため、必ず出入国在留管理庁の公式ウェブサイトで最新の詳細情報を確認してください。
  
  
• 　　●　不備があると審査に時間がかかる、または不許可となるリスクがあります。

ビザ更新における審査の重要ポイントと承認条件

続いて、ビザ更新における審査の重要ポイントと承認条件について、以下に整理します。

1. 現在の在留状況と活動内容の適法性・適合性

許可された在留資格に基づく活動を誠実に行っているか

自分の在留資格で認められている範囲の仕事や学業などの活動をきちんと行っているかどうかが重要です。例えば「技術・人文知識・国際業務」なら、許可された職種で働いていることなどです。

留学生の場合、資格外活動許可の範囲内でアルバイトをしているか（超過禁止）

留学生は原則週28時間以内のアルバイトが許可されています（資格外活動許可が必要）。この時間を超えて働いていないか、違反すると更新許可に悪影響が出ます。

出席率や成績（留学生の場合）

学校への出席状況や成績も審査の対象です。長期欠席や成績不振が続くと、更新が難しくなることがあります。

転職している場合は適切な届出を行っているか

就労ビザ保持者が転職した場合は、所定の届出を行い、変更内容が在留資格に合致していることを示す必要があります。無届け転職や在留資格に合わない仕事への就労は不許可リスクにつながります。

2. 素行の善良性：法律遵守と公的義務の履行状況

交通違反や刑事罰の有無

過去の交通違反や刑事罰の記録は、審査でチェックされます。

軽微な交通違反でも繰り返しがあると不利になる可能性

例：スピード違反や一時停止違反など軽微な違反でも、頻繁に起きていると「法令順守意識が低い」と判断されるリスクがあります。

罰金刑以上の刑事罰を受けた場合は更新が極めて困難

刑事事件で罰金刑以上の処分を受けていると、在留期間更新が許可されにくくなります。

飲酒運転、無免許運転などは特に厳しく扱われる

飲酒運転や無免許運転は社会的に非常に悪質とみなされ、更新不許可になる可能性が高まります。

3. 税金（住民税・国税）や社会保険料の納付状況

住民税や所得税の未納・滞納がないこと

住民税や所得税はきちんと納めていなければなりません。未納や滞納があると、ビザ更新の審査で不利になります。

国民健康保険料や国民年金の支払い状況（加入義務がある場合）

国民健康保険や国民年金に加入している場合、保険料・年金保険料の支払いが滞っていないこともチェックされます。

会社員の場合は厚生年金・健康保険の加入状況

会社員の方は、厚生年金や健康保険に適切に加入しているかが審査対象となります。未加入や未納がある場合、更新が難しくなる場合があります。

4. 独立した生計を営む能力の証明（収入・資産状況）

安定した収入の有無

毎月安定した収入があるかが重要です。そのため、給与明細や住民税の課税証明書などで収入の裏付けを行います。

扶養家族がいる場合、その人数を養える収入があるか

配偶者や子どもなど扶養家族がいる場合は、その人数分を生活できるだけの収入が求められます。

預貯金額なども考慮される場合がある

収入が十分でない場合、預貯金や資産の状況も参考にされます。

公的扶助を受けていないことが望ましい

生活保護などの公的扶助を受けていないことが、安定した生活を営む能力の証明として好ましいとされます。

5. 雇用・労働条件の適正性（日本人と同等以上）

労働基準法など日本の労働法令が遵守された契約であること

労働契約は労働基準法や関連法令を守っている必要があります。法定の労働時間、残業手当、休憩時間などがきちんと守られているかが重要です。

給与水準が同業種・同職種の日本人と比べて不当に低くないこと

給与が極端に低いと、不適正な雇用と判断されるリスクがあります。同じ仕事をする日本人の給与水準と大きくかけ離れていないか確認されます。

労働時間、休日、休暇などが適切に設定されていること

労働時間の上限、週休や法定休日、年次有給休暇の取得など、適切な労働環境が確保されているかもチェックされます。

6. 提出書類の正確性と信憑性

申請書や添付書類に虚偽の記載がないこと

嘘や誤った情報を記載すると、許可が下りないだけでなく、将来の申請にも悪影響が出ます。

提出書類の内容に矛盾がないこと

書類間で情報が食い違うと信頼性が疑われ、審査に悪影響を及ぼします。

必要書類が不足なく提出されていること

申請に必要なすべての書類が揃っていることが大前提となります。不備があると審査が遅れるか、最悪不許可になることがあります。

入管から求められた情報が正確かつ迅速に提供されること

追加資料や説明を求められた場合、速やかに対応することが審査をスムーズに進めるポイントです。

これらのポイントを満たすことで、在留期間更新許可の承認可能性が高まります。申請の際には事実を正確に伝え、必要書類の準備と提出を丁寧に行うことが重要です。

ビザ更新が難しくなる・不許可になる主なケース

ここで、ビザ更新が難しくなったり、不許可になる主なケースについてまとめます。

1. 法律違反や素行不良が認められる場合

• 　　●　刑事事件で有罪判決を受けた
  
  
• 　　●　入管法違反（不法就労、オーバーステイなど）の過去がある
  
  
• 　　●　繰り返しの交通違反や悪質な違反がある

2. 納税や社会保険料の未納・滞納がある場合

• 　　●　住民税や所得税の未納・滞納
  
  
• 　　●　国民健康保険料や国民年金保険料の未納・滞納（加入義務がある場合）
  
  
• 　　●　会社が社会保険に適切に加入させていない

3. 提出書類に不備や虚偽がある場合

• 　　●　必要書類の不足や記載内容の漏れ・誤り
  
  
• 　　●　意図的な虚偽記載、事実と異なる申告
  
  
• 　　●　偽造された書類の提出

4. 在留資格で許可された活動を行っていない場合（資格外活動違反）

• 　　●　許可された業務範囲外の就労
  
  
• 　　●　資格外活動許可を得ずにアルバイトや許可時間超過の労働（留学生など）
  
  
• 　　●　風俗営業関連業務への従事（多くの就労ビザで禁止）

5. 収入が安定せず独立生計が困難と判断される場合

• 　　●　失業中、または著しく低収入
  
  
• 　　●　扶養家族がいるのに十分な収入がない
  
  
• 　　●　公的扶助に頼らざるを得ない状態

6. 転職後の業務内容が現行の在留資格や学歴・職歴と関連性が薄い場合

• 　　●　専門職ビザ（例：「技術・人文知識・国際業務」）で専門性と無関係な単純労働に従事
  
  
• 　　●　学歴や職歴と新しい職務内容に合理的関連性がない

7. 在留カードの紛失届出や再発行手続きを怠った場合

• 　　●　紛失・盗難後に定められた期間内に再交付申請しなかった
  
  
• 　　●　記載事項（氏名、国籍、住所など）に変更があったのに届出を怠った

これらに該当すると審査が厳しくなり、不許可や更新の延期、最悪の場合は退去強制の対象になることもあります。対策としては、違反をしないことはもちろん、早めの届出や適切な納税・社会保険加入、書類の正確な準備が重要です。

転職した場合のビザ更新の注意点

次に、転職した場合のビザ更新で特に注意すべきポイントを整理します。

1. 新しい勤務先の情報提出

• 　　●　会社の安定性・継続性の証明
  
  
  • 　　　　○　新会社の登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
    
    
  • 　　　　○　決算報告書（直近年度のもの）
    
    
  • 　　　　○　会社案内やパンフレットなど事業内容がわかる資料
    
    
• 　　●　雇用条件の適正性
  
  
  • 　　　　○　新しい雇用契約書または労働条件通知書のコピーを提出し、給与・労働時間・仕事内容が適正であることを示す

2. 新しい職務内容と本人の学歴・職歴の関連性証明

1. 新しい職務内容が学歴や職歴と合理的に関連していることの具体的な説明

• 　　●　学歴の専攻分野と業務内容の一致を示す
  　　　　例）最終学歴が情報工学専攻 → 新職務がシステム開発、プログラミングなど技術職
  
  
• 　　●　過去の職歴における業務経験との関連性を明確にする
  　　　　例）以前の職務が営業職 → 新職務も営業または営業に関連したマーケティング業務
  
  
• 　　●　資格・スキルなど学歴・職歴以外の関連要素もアピール
  　　　　例）特定の専門資格や語学力など、新職務に活かせる要素

2. 関連性が薄い場合の合理的な理由の提示

• 　　●　なぜ新しい業務に従事できるのか具体的に説明する必要がある
  　　　　例）社内研修を受けている、または受講予定であること
  
  
• 　　●　本人の適性や能力、他の経験を活かせることを説明
  　　　　例）コミュニケーション能力や管理経験を新職務で活用できる
  
  
• 　　●　新業務が会社の将来的な事業展開のために必要であることなどを記載

3. 就労資格証明書の活用検討

就労資格証明書の活用について検討することは非常に大切です。これは、転職前に新しい勤務先での業務内容が現在の在留資格で認められるかどうかを、出入国在留管理庁に事前に確認できる制度です。この証明書が交付されれば、その後の在留期間更新や在留資格変更の申請がスムーズに進む可能性が高まります。一方で、もし証明書が交付されなかった場合は、新しい業務内容が現行の在留資格に適合していない可能性があるため、早めに在留資格の変更手続きやその他の対応を検討することが求められます。

4. 「契約機関に関する届出」の提出義務

• 　　●　前の勤務先退職日または新しい勤務先入社日から14日以内に、入管へ「契約機関に関する届出」を提出する必要がある
  
  
• 　　●　この届出を怠ると、ビザ更新時に審査が厳しくなる場合があるため注意

転職に伴うビザ更新は、新しい勤務先や職務内容の妥当性・適正性をきちんと証明できるかが鍵となります。早めの情報準備と入管への届出を怠らず、必要に応じて就労資格証明書を取得すると安心です。

企業担当者が知っておくべきビザ更新サポート

ここで、企業担当者が知っておくべきビザ更新サポートについて、ポイントを整理します。

1. 申請取次制度の利用条件と手続き

• 　　●　申請取次者とは？
  　　　　外国人本人に代わり、出入国在留管理局へ申請書類を提出できる権限を持つ者
  
  
• 　　●　取得方法
  　　　　企業の職員が地方出入国在留管理局長指定の研修を受講し、承認を得る必要がある
  
  
• 　　●　メリット
  　　　　書類提出がスムーズになり、申請者本人の負担軽減につながる

2. ビザ更新費用の負担

• 　　●　法律上の費用負担義務はない
  
  
• 　　●　費用負担の決め方
  
  
  • 　　　　○　企業の要請による更新は企業負担が多い
    
    
  • 　　　　○　本人の個人的理由による場合は本人負担が一般的
    
    
• 　　●　対策
  　　　　雇用契約書や就業規則に費用負担の取り決めを明記しておくとトラブル防止になる

3. 外国人従業員の在留期間管理

• 　　●　在留カードの確認と管理
  
  
  • 　　　　○　入社時だけでなく、定期的に在留資格・在留期間を確認することが必要
    
    
• 　　●　更新時期の把握
  　　　　在留期間満了が近づいた従業員には、速やかに更新申請を促す
  
  
• 　　●　不法就労防止のためのチェック
  　　　　在留資格外の就労がないか注意し、違反を防ぐ

4. 必要書類の迅速な発行体制の構築

• 　　●　主な必要書類例
  
  
  • 　　　　○　法定調書合計表の写し（源泉徴収票等の税務書類）
    
    
  • 　　　　○　在職証明書（発行日が新しいもの）
    
    
  • 　　　　○　決算書や会社案内など（企業カテゴリーに応じて）
    
    
• 　　●　対応のポイント
  
  
  • 　　　　○　外国人従業員から依頼があったら迅速に発行し、申請が遅れないようにする
    
    
  • 　　　　○　書類準備に時間がかかるとビザ更新申請が遅延し、不利益になる可能性がある

これらを理解しておくことで、企業として外国人社員のビザ更新サポートが円滑になり、継続的な雇用維持に役立ちます。

ビザ更新申請時のよくある質問（Q&A）

Q1. 申請中に在留期間が満了しそうな場合はどうすればよいですか？

A1. 在留期間満了日までに更新・変更申請が受理されていれば、審査結果が出るまで、または在留期間満了日から2ヶ月を経過する日のいずれか早い日まで、現在の在留資格で引き続き在留が認められます（特例期間）。この期間中も、許可されている活動範囲内での就労が可能です。

Q2. 審査期間中に海外出張や一時帰国は可能ですか？

A2. 原則として審査期間中は日本に滞在している必要があります。ただし、みなし再入国許可を利用すれば1年以内の短期間の出国・再入国が可能です。ただし、審査に影響を及ぼす可能性もあるため、事前に管轄の入国管理局に確認することが望ましいです。長期間の出国は審査の中断や不利な判断につながるリスクがあります。

Q3. 過去の軽微な交通違反は審査に影響しますか？

A3. 駐車違反や一時不停止などの軽微な違反でも、過去5年で5回、直近1年で3回程度など回数が重なると、素行善良要件に影響し審査が不利になることがあります。違反内容や頻度、反省の有無などが総合的に判断されるため、正直に申告し反省の意を示すことが重要です。

Q4. 更新申請が不許可になった場合はどうすればよいですか？

A4. まず入国管理局で不許可理由を確認します。不許可理由に応じて、再申請や他の在留資格への変更、または出国準備などの対応を検討します。書類不備や誤解が原因の場合は修正して再申請することで許可される可能性もあります。専門家（行政書士など）に相談して適切なアドバイスを受けることをおすすめします。

計画的な準備と正確な手続きで確実なビザ更新を

在留資格の更新手続きは、単なる書類提出ではなく、日本での生活・就労・学業を安定して継続するために欠かせない重要なプロセスです。申請には多くの書類準備と審査期間が必要となるため、早めの準備と計画的な対応が求められます。

特に、現在の在留資格、活動内容、転職の有無など自身の状況を正確に把握し、それに応じた適切な申請を行うことが成功の鍵です。また、日頃から住民税や所得税、社会保険料などの公的義務を誠実に履行しているかが、入管審査において重要な判断材料となります。

申請にあたって不明点や不安がある場合は、出入国在留管理庁の公式情報を確認するか、行政書士などの専門家に相談することをおすすめします。ビザ更新がスムーズに完了すれば、安心して日本での生活・キャリアを継続することができます。

将来の目標や安定した暮らしのためにも、正しい知識と丁寧な準備を心がけましょう。