みなさん、こんにちは。
教えてタイムスくんのコーナーです。

タイムスくんの「これさえ読めば入管書類も怖くない（はず）講座」へようこそ！
今日は、実際に特定技能外国人を雇うときに避けては通れない、「書類（様式）」のディープな世界をご案内します。

CONTENTS

• 1. 特定技能制度と手続きにおける「様式」の基本知識
  
• 2. 【目的別】これさえあればOK！揃えるべき書類一覧
  
• 3. 教えてタイムスくん！特定技能「様式」のよくある質問

1. 特定技能制度と手続きにおける「様式」の基本知識

「特定技能」って何？（2026年最新おさらい）

「特定技能」は、日本国内で「人が足りなすぎてヤバい！」という業界を救うために作られた、即戦力の外国人材を呼ぶための制度です。

最新の対象分野：2024年に4分野（自動車運送、鉄道、林業、木材産業）が追加されて16分野となり、さらに2026年1月には「リネンサプライ」「物流倉庫」「資源循環」の3分野の追加が閣議決定され、特定技能の対象は合計19分野となりました。

まさに、日本のインフラを支える大黒柱！以下に、対象分野リストと特定技能1号、2号の違いについてまとめます。

【2026年最新版】特定技能・対象全19分野リスト

※介護は1号のみ。なぜなら「介護福祉士」という国家資格を取れば、在留資格「介護」へ変更して永住を目指せるため、実質2号と同じ（あるいはそれ以上の：「技術・人文知識・国際業務」と同じく一般的なプロフェッショナル向け就労ビザ）扱いに。
また、2024年に追加されたばかりの自動車運送業・鉄道・林業・木材産業、2026年に追加されたばかりのリネンサプライ・物流（倉庫）・資源循環（廃棄物処理）も1号のみ。

詳細：特定技能1号の各分野の仕事内容

特定技能1号と2号の違い

なぜ「様式」がそんなに大事なの？—手続きを左右する書類の役割とは

入管の手続きは、すべて「様式（指定されたフォーム）」で決まります。「私はこの人を雇いたいです！」といくら熱弁しても、指定の紙に書いて出さないと、入管の人は1ミリも動いてくれません。この様式こそが、審査官に情報を伝える唯一の言語。「正しい様式を、正しく埋める」。これがスムーズにビザをGETするための、最短ルートなんです。

「省令様式」と「参考様式」の違いを理解せよ！

ここ、テストに出るし、行政書士さんもピリピリしてるところだから覚えておいて！

1. 省令様式（変更不可！）

省令様式とは、出入国管理及び難民認定法施行規則によって定められた、提出が法的に義務付けられている公式な様式のこと。これらの様式は、在留資格の認定や変更、更新といった根幹的な手続きに用いられるため、提出がなければ申請そのものが受理されません！また、省令様式は公式HPからダウンロードしたものをそのまま使うのが鉄則。レイアウトは一切いじっちゃダメ。

代表的なものは「在留資格認定証明書交付申請書」や、受入れ機関の情報を記載する「特定技能所属機関概要書」などがあり、法律（省令）で「この形じゃないとダメ！」と決まってます。

2. 参考様式（ひな形だけど、ほぼ必須）

参考様式は、省令様式とは異なり法的な提出義務はないけど、出入国在留管理庁が審査を円滑に進める目的で提供している書類のことで、申請内容を補足説明して、審査官の理解を助けようっていう大事なもの。

たとえば「雇用条件書」や外国人への支援内容を具体的に示す「支援計画書」などが該当し、記載すべき内容が網羅されていれば自作してもいい……ことになってるけど、ぶっちゃけ自作して不備が出るくらいなら、公式の参考様式をそのまま使うのが「正解」です。

これら「特定技能」に関わる書類は、数ヶ月に1回くらいのペースでアップデートされることがあるので要注意。現に、2025年4月から定期報告が「四半期ごと」から「年1回」に統合・変更され、関連する様式が一体化。ほかにも、相手国との約束（MOC）が更新されると、それに合わせて日本の提出書類も「この項目増やして！」と変わることがあります。

Mac、いや、MOC…？気になる方はこちらから。

5分でわかる二国間協定（MOC）！特定技能採用で失敗しないための必須知識

ってわけで、「半年前のダウンロードしたやつがあるから、これでいいや〜」って使うと、窓口で「これ、古い様式ですね。やり直してください」って塩対応されるのがオチ。

書類の山に溺れそうになったら、迷わずプロ（行政書士や登録支援機関）を頼って！私たち、この様式のマニアだから、最新版をバシッと揃えてみせるわよ。

2. 【目的別】これさえあればOK！揃えるべき書類一覧

迷宮入り回避！最新様式はココ以外で拾うな危険

まず大前提として、検索して出てきた適当なブログのリンクからダウンロードするのは絶対NG。2026年現在は制度変更も激しいから、必ず【出入国在留管理庁（入管）の公式サイト】から、その都度「生きた最新版」をゲットして。ファイル形式はPDF、Excel、Wordが選べるけど、計算式が入ってるExcel版がおすすめ。文章を細かく調整したい場合はWordかな！

特定技能外国人の在留諸申請に関するもの（参考様式）｜法務省

在留資格（ビザ）申請に必要な特定技能関連様式

1. 【新規】海外から呼び寄せる！「認定証明書」の様式

海外からエースを呼ぶ「在留資格認定証明書（COE）」の申請。ここはとにかく書類のボリュームは最大級。

申請書本体（省令様式）

• 　　●　在留資格認定証明書交付申請書：本人パートと会社パートに分かれており、2026年現在はオンライン申請がスタンダード。

所属機関（会社）関連の参考様式

• 　　●　特定技能所属機関概要書：会社の事業内容や社保の加入状況をアピール。
• 　　●　登記事項証明書や決算書：これは様式ではなく、役所や会社から用意する公的書類。

外国人本人関連の参考様式

• 　　●　健康診断個人票：お医者さんに書いてもらう専用フォーム。※病院独自のフォームでもOKだけど項目漏れが怖いから、この第1-3号をそのままお医者さんに渡して書いてもらうのが一番確実。

雇用契約・支援計画（超重要！）

• 　　●　特定技能雇用契約書＆ 雇用条件書：ここミス多発地点！ 給料が日本人と同等以上か、ガッツリチェックされるとこ。
• 　　●　特定技能外国人支援計画書：送迎やゴミ出し指導など、どうサポートするかを宣言する。だいたい10ページ近い大作に。

分野別の上乗せ書類（必要に応じて）

• 　　●　各業界の「協議会」に入っている証明や、建設ならCCUS（建設キャリアアップシステム）の登録証など。業界ごとの「独自ルール」用書類。

2. 【切り替え】日本国内でチェンジ！「変更許可」の様式

たとえば、留学生や技能実習生が特定技能にチェンジするパターン。

• 　　●　在留資格変更許可申請書（省令様式）
• 　　●　添付書類：「認定」とほぼ同じ。ただし、雇用契約書や支援計画書を、改めて最新の状態で作り直して提出。

3. 【延長】ずっと働いて！「期間更新」の様式

ビザの期限が来る前に、ポーション（書類）で回復だ！

• 　　●　在留期間更新許可申請書（省令様式）
• 　　●　支援状況に関する様式
  　　　　→「ちゃんと計画通りに支援しました！」という報告的なニュアンスが含まれる。
• 　　●　賃金支払状況がわかる書類
  　　　　→実績を厳しく見られる。

4. その他の脇役、でも地味に大事な書類たち

• 　　●　手数料納付書：変更や更新の際、収入印紙（窓口：6,000円／オンライン5,500円）を貼るための台紙。
• 　　●　理由書（任意様式）：なぜこの人が必要なのか？という熱い想いをA4・1枚程度にまとめたもの。基本は任意だけど、技能実習生からの切り替えや、ちょっと複雑な経歴の人の場合は、これがないと入管から『説明が足りないよ！』とラブレター（補正通知）が届くから注意。
• 　　●　日本語訳：母国語の書類には必ずセットで！

手数料については、政府内で欧米並みの3万〜4万円へ引き上げる検討が加速中。2026年度中にも変更あるかも？

受け入れ後の届出に必要な特定技能関連様式

ここからは、アフターケア編「書類マラソン」を攻略せよ。ビザが取れたらゴールじゃない！特定技能は、入管への「定期的な報告」が義務。これをサボると、会社がブラックリスト入りして次から呼べなくなるなんてことも。最新の様式を使って、スマートに運用していきましょ。

定期届出：年に一度の「生存確認＆健康診断」

実は2025年4月から、3ヶ月に1回だった報告が「年1回」に集約されましたー！原則として4月1日から5月31日までの間に、前年度分（4月〜翌3月）をまとめて報告するルール。ただし、日本中の特定技能担当者が一斉に動くこの時期は混雑が予想されるから、4月に入ったら即動けるように準備しておくと◯。
また、報告は年1回に減ったけど「3ヶ月に1回以上の定期面談」の義務はそのままです。「面談は3ヶ月に1回やって、報告は1年に1回まとめて出す」という形になっただけなので、サボっちゃダメですよ。

• 　　●　受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書：「1年間、みんな元気に働いてましたよ」という報告。
• 　　●　添付書類のオールスター：
  • 　　　　○　特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況：賃金台帳を添えて、給料を正しく払ったか証明。
  • 　　　　○　受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書：面談した記録や、苦情がなかったかを報告。

随時届出：イベント発生！「緊急の報告」

予定外のことが起きたら、14日以内に報告するのがルール。こちらは以前と変わらず、というかむしろ重要度が増しています。定期報告が年1回になった分、入管側は「重要な変化があったらすぐ言ってね」というスタンス。1日でも過ぎると遅延理由書コース。

• 　　●　届出書本体：会社の名前が変わった、住所が変わった、あるいは「本人が辞めちゃった」なんて時に使う。
• 　　●　イベント別の添付書類
  • 　　　　○　雇用契約の変更：新しい契約書のコピー。
  • 　　　　○　支援計画の変更：新しいサポート内容の書類。
  • 　　　　○　受入れ困難：倒産などで雇えなくなった場合など。

登録支援機関の登録・更新に必要な様式

ここからは、登録支援機関編「ライセンスを維持せよ」。

登録申請（新規）

• 　　●　申請書本体（省令様式）：まずは「支援機関になりたいです！」と宣言。
• 　　●　添付書類：定款や役員の履歴書、支援ができる体制（バイリンガルスタッフがいるか等）をきちっと証明。

登録更新（5年ごと）

• 　　●　更新申請書（省令様式）：ライセンスの有効期限が切れる前に提出。
• 　　●　ポイント：過去5年間で「悪いことしてないよね？」というチェックが入ります。

外国人材本人向け：多言語対応の特定技能様式

本人が内容を理解してないのはNG！入管は「翻訳版」もバッチリ用意してくれていますから。「そんなの聞いてない」というトラブルを防げるし、何より本人に「この会社、ちゃんとしてる」と安心してもらえるのが最大のメリット。必要な方は出入国在留管理庁HPまで。

言葉の壁をブチ抜く「多言語様式」たとえば？

多言語版がある神様式例

• 　　●　特定技能雇用条件書（給料の説明用）
• 　　●　健康診断個人票（お医者さんに見せる用）
• 　　●　事前ガイダンス資料（入国前の説明用）など

対応言語は英語、ベトナム語、中国語、インドネシア語、タイ語、ミャンマー語など、主要な国をほぼ網羅！

3. 教えてタイムスくん！特定技能「様式」のよくある質問

Q. 判子（押印）はもう押さなくていいの？

A. 基本的には「不要」です。

脱ハンコの流れで、入管の様式からも判子欄がどんどん消えてます。現状、ほとんどの書類が「署名（サイン）」だけでOK。ただし、会社同士の契約書や、政書士さんに委任する時の「委任状」など公的証明書にはまだハンコが必要な場合があるから、朱肉の準備を完全に片付けるのはまだ早いかも。「様式に（印）のマークがあるかないか」を最新版で確認するのが一番確実！

Q. パソコンで作るべき？それとも気合の手書き？

A. 圧倒的に「パソコン作成」を推奨します！
その理由は、圧倒的に読みやすい（審査官も人間。汚い字だとそれだけでテンション下がります）。そして修正がラク。1箇所ミスって書き直し…という地獄を見なくて済みます。

手書き派へのアドバイス：どうしても手書きしたいなら、黒インクのボールペンで「楷書（めちゃくちゃ丁寧な字）」で書いてね。消せるペン（フリクション等）は100%NG。

Q. 「参考様式」がどこにあるか迷子になっちゃった…

A. 入管HPの「深い階層」にあるので、検索のコツを教えるよ！
入管のトップページから探すと迷路に入りがち（笑）。なので「入管 特定技能 参考様式」でググるのが一番早い。
※分野独自（建設、飲食など）の書類は、入管じゃなくて各省庁のHPにだけ置いてあることも。「入管のHPにない＝いらない」じゃなくて、各省庁のサイトもパトロールするのが鉄則。最終手段としての地方局への問い合わせだ！

念のため、共通の入管書類とは別に、各業界の「本丸」サイトへ取りに行くべき書類リストも貼っとくね。

• 　　●　建設分野（国土交通省）
  • 　　　　○　建設特定技能受入計画の認定証：これがないと始まらない、建設独自のパスポート。
  • 　　　　○　CCUS（建設キャリアアップシステム）
    　　　　　　関連書類：カードの写しや登録証明など、現場管理の必須アイテム。
• 　　●　飲食・外食分野（農林水産省）
  • 　　　　○　食品産業特定技能協議会の入会証明書：入会後に発行されるマイページ画面や証明書。
  • 　　　　○　分野独自の誓約書：外食業としてのルールを守ることを誓う専用フォーム。
• 　　●　農業分野（農林水産省）
  • 　　　　○　農業特定技能協議会への加入証明：事務局から届く入会済みを証明する書類。
• 　　●　介護分野（厚生労働省）
  • 　　　　○　介護独自の評価試験合格証の確認書類：日本語試験とは別にある、介護スキルの証明書など。

2026年からは新分野（物流・自動車運送など）も本格始動していますが、これらも「国土交通省」のページに独自様式が眠っています。「入管のサイトを全部見たのに書類が足りない！」というときは、このリストを思い出して各省庁のサイトをパトロールしてみて。

Q. 結局、何枚出せばいいの？コピーはいる？

A. 原則「1部（原本）」でOK。でも「自分用の控え」は絶対取っておいて！
控えの重要性：3ヶ月後の定期届出で「前回なんて書いたっけ？」って絶対なるから、提出したものは全部コピーしてファイリングするか、PDFで保存しておいてね。オンライン申請の場合は紙は出さないけど、アップロードしたデータは大切に保管しよう。基本はPDF形式（一部Excelのまま出すものもあり）での提出になるよ。

【2026年度版】最後に法改正の豆知識を伝授

最後に、今年から変わることをまとめるよー！

1. 　　1.　2026年1月に行政書士法が改正されました。
   それに伴い、登録支援機関に払う「支援委託費」とは別に、行政書士へ「書類作成・申請報酬」を直接払うのが新常識に。「（無料で）やっときますよ」とか「支援委託費の中に書類代も入ってますから」などの甘い言葉に乗って無資格者に作らせると、1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金というガチな刑罰が。しかも「両罰規定」で、会社自体も罰金刑を喰らうリスクがあります。
   
   
2. 　　2.　2026年4月より新ルールでの「年1回報告」が開始されました。
   年1回の報告でよくなったものの、紙で出すよりも「電子届出システム」を使うほうが断然便利。オンラインで出しておけば、報告時期にアラートが来たり、過去のデータが見れたりするのでミスも激減。この電子届出システムを使うためには「GビズID（gBizID）」との連携を強く推奨します。これがないとオンライン申請の恩恵をフルに受けられないから、まだ持ってない会社は今すぐデジタル庁のサイトへGO！

さて、「特定技能の様式」についてはこれで完全燃焼！ここまで付き合ってくれた君なら、もう立派な実務担当者になれるはず。もし「実際に書類を書いてみたけど、これ合ってるか不安」なんてことがあれば、いつでも相談してね。

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