外国人を雇用する場合に気をつけたい点として、外国人の在留期間があります。日本に滞在している外国人は在留できる期間が定められているため、期間が終了する前に更新手続きを行わなければなりません。もし、在留期間の更新手続きを行わなければ不法滞在の扱いとなってしまい、外国人が強制的に日本から退去させられるだけでなく、雇用している事業主も罰則を受けてしまいます。

そのようなことにならないよう、在留期間の更新手続きの流れを把握しておきましょう。

CONTENTS

• 1. 在留カードの更新とは？2つの種類と重要性を解説
• 2. 在留カードの更新はいつから？申請のタイミングと審査期間
• 3. 在留カード更新の申請方法と3つのステップ
• 4. 在留カードの有効期限が切れたらどうなる？リスクと対処法
• 5. 採用担当者・企業が注意すべき3つのポイント
• 6. 在留カード更新に関するよくある質問（Q&A）
• 7.まとめ

1. 在留カードの更新とは？2つの種類と重要性を解説

1.1 在留カード更新の目的

在留カードは、日本に中長期（3ヶ月以上）滞在する外国人に対して交付される身分証明書です。主に以下の情報が記載されています。

• 　　●　氏名、生年月日、国籍・地域
  
  
• 　　●　在留資格（例：「技術・人文知識・国際業務」など）
  
  
• 　　●　在留期間（滞在期限）
  
  
• 　　●　在留カード番号、有効期限　など
  
  

在留カードの更新は、記載された在留期限を超えて日本に滞在・就労を継続するために必要な法的手続きです。

更新を怠るとどうなる？

• 　　●　外国人本人が不法滞在者となるリスク
  
  
• 　　●　雇用している企業が処罰対象となる可能性
  
  

→ よって、在留カードの更新は本人と雇用主の双方にとって極めて重要な手続きです。

1.2 「在留期間」の更新と「カード有効期間」の更新の違い

多くの人が混同しがちな「更新」には、2種類あります。それぞれの対象者と手続き内容を以下に整理します。

① 在留期間の更新（在留期間更新許可申請）

• 　　●　対象者：在留期限のある在留資格（例：「技術・人文知識・国際業務」「留学」など）を持つ外国人
  
  
• 　　●　目的：現在の在留期限を延長して日本に滞在し続けるため
  
  
• 　　●　申請時期：在留期限の3ヶ月前から可能
  
  
• 　　●　注意点：
  
  
  • 　　　○　在留資格が変わらない場合でも、期限を過ぎると不法滞在となる
    
    
  • 　　　○　更新許可を受けるまでの間に在留期限を迎えた場合、特例により引き続き滞在が可能
    
    

② カード有効期間の更新（在留カードの更新）

• 　　●　対象者：在留期限のない在留資格（例：「永住者」）
  
  
• 　　●　目的：カード自体の有効期限（通常7年）を更新し、最新のカードを保持するため
  
  
• 　　●　申請時期：有効期限の2ヶ月前から可能
  
  
• 　　●　注意点：
  
  
  • 　　　○　在留資格の更新は不要だが、カードの更新を怠ると罰則の対象
    
    
  • 　　　○　再交付とは異なる正式な手続き（住所変更等だけでは更新されない）
    
    

2. 在留カードの更新はいつから？申請のタイミングと審査期間

2.1 申請可能な時期：原則、在留期限の3ヶ月前から

• 　　●　在留期間の更新は、在留期限満了の3ヶ月前から申請が可能です。
  
  
• 　　●　例：在留期限が12月1日の場合 → 9月1日から申請可能
  
  

◆ 特例の例

長期出張や入院など「やむを得ない事情」がある場合には、3ヶ月以上前からの申請が認められることもあります。入管に事前相談をすることが望ましいでしょう。

2.2 審査にかかる期間の目安：2週間～3ヶ月

一般的には2週間～1ヶ月程度で審査が完了します。しかし、以下のような場合は最大で3ヶ月以上かかることもあります。

• 　　●　書類の不備がある
  
  
• 　　●　審査が集中する時期（年度末や年末年始など）
  
  
• 　　●　職歴・滞在歴に不明点がある　など
  
  

審査が長引くリスクを考慮し、できるだけ早期に申請することが推奨されます。在留期限ギリギリの申請は、万一のトラブルに対応しきれない場合があり注意が必要です。

2.3 永住者の場合：7年ごとの更新が必要

永住者の更新ポイント

在留資格「永住者」は在留期限がないため、在留資格の更新は不要です。しかし、在留カードの有効期間は交付日から7年間と定められています。

在留カードの更新は計画的に！

在留カードの更新は、日本での生活・就労を継続するための基本かつ重要な手続きです。期限を守り、必要な書類をそろえて、早めに対応することがトラブル回避のカギとなります。

3. 在留カード更新の申請方法と3つのステップ

3.1 ステップ1：必要書類の準備

在留カード更新の申請には、まず必要書類を揃えることが最初のステップです。

【共通で必要な書類】

• 　　●　在留期間更新許可申請書
  → 法務省のウェブサイトや入管窓口で入手可能
  
  
• 　　●　写真（縦4cm×横3cm）
  → 申請前6ヶ月以内に撮影したもの。背景は無地が望ましい。
  
  
• 　　●　パスポート
  → 顔写真ページや日本入国のスタンプページなども必要
  
  
• 　　●　現在の在留カード

【在留資格別に必要な書類の例】

• 　　●　就労系ビザの場合（例：技術・人文知識・国際業務）
  
  
  • 　　　○　企業の規模に応じた証明書類（給与所得者であれば「源泉徴収票」や「賃金台帳」）
    
    
  • 　　　○　会社からの在職証明書や雇用契約書など
    
    
    
• 　　●　身分系ビザの場合（例：配偶者、永住者の配偶者）
  
  
  • 　　　○　住民票（世帯全員記載のもの）
    
    
  • 　　　○　身元保証書（保証人の署名捺印付き）
    
    
  • 　　　○　結婚証明書や戸籍謄本（必要に応じて）
    
    

→ 申請する在留資格によって求められる書類は異なるため、事前に入管の案内や専門家に確認しましょう。

3.2 ステップ2：出入国在留管理局への申請

準備した書類を持って、本人の居住地を管轄する地方出入国在留管理局の窓口に提出します。書類の記入漏れや不備があると、審査に時間がかかることもあるため注意が必要です。提出後に、不足書類や追加資料の提出を求められる場合もあります。

3.3 ステップ3：新しい在留カードの受け取り

審査が許可されると、数週間後に入管から「在留カード交付通知書（ハガキ）」が郵送されます。

受け取りに必要な持ち物：

• 　　●　通知ハガキ
  
  
• 　　●　パスポート
  
  
• 　　●　現在（古い）在留カード
  
  
• 　　●　手数料4,000円分の収入印紙（役所や郵便局で購入可能）
  
  

→ 通知に記載された日時・場所の入管窓口に行き、これらを提示して新しい在留カードを受け取ります。

3.4 オンライン申請のメリットと注意点

【メリット】

• 　　●　24時間いつでも申請可能
  
  
• 　　●　入管窓口に出向く手間や交通費が不要
  
  
• 　　●　書類の不備を減らしやすく、迅速な手続きが期待できる
  
  

【注意点】

• 　　●　利用にはマイナンバーカードとICカードリーダライタが必要
  
  
• 　　●　一部の在留資格（短期滞在など）はオンライン申請対象外
  
  
• 　　●　申請後の追加書類提出や質問には、電話や郵送で対応する場合もある
  
  

4. 在留カードの有効期限が切れたらどうなる？リスクと対処法

4.1 申請中に有効期限が切れた場合（特例期間）

在留期限が切れる前に更新申請をしていれば、審査中に期限が過ぎても、最大2ヶ月間は特例として合法的に滞在可能です。この期間中は在留カードの裏面に「在留期間更新許可申請中」のスタンプが押されます。したがって、この期間中は不法滞在とはみなされません。

4.2 申請せずに有効期限が切れた場合（不法滞在）

在留期限を1日でも過ぎて申請をしなかった場合は、不法滞在（オーバーステイ）となります。不法滞在は非常に重い違反であり、退去強制（強制送還）の対象となります。退去強制になると、原則5年間は日本への再入国が禁止されるなど、重大なペナルティがあります。

忘れてしまった場合の対処法

すぐに本人が最寄りの入管に出頭し、正直に事情を説明・相談することが重要です。自発的に対応することで、状況が改善される可能性もあるため、放置は絶対に避けましょう。

4.3 更新が不許可になった場合の対処法

更新申請が不許可となった場合、まずは入管に出向き、不許可の理由を具体的に確認します。理由が「書類の不備」や「追加説明で解決可能な内容」の場合在留期限内に修正・補充を行い、再申請できる可能性があります。もし理由が重大なものであれば、専門家（行政書士や弁護士）に相談することを強く推奨します。

5. 採用担当者・企業が注意すべき3つのポイント

5.1 ポイント1：在留期限の管理と更新の督促

企業側も外国人従業員の在留カードのコピーを必ず保管し、有効期限を一覧表などで管理しましょう。管理システムを使って期限が近づいた（例：4ヶ月前）タイミングで通知を出したり、本人に直接声をかけて更新手続きを促すことが重要です。在留カード更新を本人任せにすると、期限切れを見逃すリスクが高まるため、企業が積極的に関与することが求められます。

5.2 ポイント2：期限切れのまま雇用継続するリスク（不法就労助長罪）

在留期限が切れて不法滞在状態にある外国人を、企業が知りながら（または確認を怠って）雇用し続けることは、「不法就労助長罪」に該当します。罰則は非常に厳しく、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があります。企業の信頼や社会的信用にも大きな影響を及ぼすため、在留期限の管理は経営リスク回避の観点からも必須です。

5.3 ポイント3：更新申請に必要な書類の準備協力

在留カードの更新申請では、本人が用意する書類以外に、企業が発行しなければならない書類が多く含まれます。

• 　　●　例：在職証明書、給与明細、源泉徴収票、雇用契約書の写しなど
  
  

従業員から依頼があった際には、迅速に書類を準備し提供することで、更新手続きがスムーズに進みます。遅れると審査に影響が出る場合もあるため、企業側の協力体制をあらかじめ整えておくことが望ましいでしょう。

6. 在留カード更新に関するよくある質問（Q&A）

6.1 Q. 在留カードを紛失した場合はどうする？

A.

1. 　　1.　まず、最寄りの警察署で「遺失届」を提出し、その証明書（遺失届受理番号など）を受け取ります。
   
   
2. 　　2.　次に、紛失を知った日から14日以内に本人が直接、管轄の入国管理局で「在留カード再交付申請」を行う必要があります。
   
   
3. 　　3.　再交付申請には身分証明書（パスポートなど）や写真が必要です。
   
   
4. 　　4.　再交付が完了するまでは、不便なことも多いので、速やかな手続きが望まれます。
   
   

6.2 Q. 更新にかかる費用は誰が負担する？

A.

• 　　●　在留カード更新にかかる入管への手数料4,000円は、原則として外国人本人が負担します。
  
  
• 　　●　ただし、企業が福利厚生の一環としてこれを負担するケースもあります。
  
  

また、その他に写真代や書類の準備費用などがかかる場合もありますので、双方で費用負担について事前に確認しておくと安心です。

6.3 Q. 転職した場合、更新手続きはどうなる？

A.

• 　　●　在留資格の種類によって対応が異なります。

転職前に必ず在留資格の条件を確認し、必要な手続きを怠らないように注意しましょう。

7.まとめ

日本に滞在している外国人は在留期間が定められているため、在留期間の終了が間近になったら更新手続きを行う必要があります。更新手続きの方法をあらかじめ理解しておき、手続きの業務を確実に行えば、外国人の日頃の素行に問題がなければ通常は更新申請が許可されます。企業としては、事業に支障が生じることのないよう、在留期間の更新手続きの期限が迫っている外国人に対しては、必要に応じて更新手続きを行うよう促しましょう。