特定技能制度を活用して外国人材の受け入れを進める上で、正確な申請書類の準備は非常に重要です。多岐にわたる様式をもれなく、かつ正確に作成することが許可を得るための鍵となります。「どの様式を、いつ、どのように書けば良いのか」「最新の様式はどこにあるのか」など、担当者の方々は多くの疑問をお持ちではないでしょうか。

この記事では、特定技能ビザ申請に必要な各種様式の種類と入手方法、そして具体的な書き方や注意点について、最新情報を踏まえ分かりやすく解説して、複雑な手続きをスムーズに進める方法を紹介します。

CONTENTS

• 特定技能制度と手続きにおける「様式」の基本知識
• 【目的別】特定技能手続きに必要な様式一覧と入手先
• ケース別：「特定技能 様式」を用いた手続きの流れと記入ポイント
• 特定技能様式の作成・提出における注意点とスムーズに進めるコツ
• 【FAQ】特定技能の様式に関するよくある質問
• まとめ：正しい「特定技能 様式」の理解で受け入れ手続きを円滑に

特定技能制度と手続きにおける「様式」の基本知識

特定技能とは？外国人材受け入れの制度概要

特定技能制度の背景には、特定産業分野における深刻な人手不足の現状があります。即戦力となる外国人材を確保することを目的に創設されました。現在対象となる特定産業分野は16分野で今後さらに拡大される予定です。特定技能1号と2号があり、在留期間、技能水準、家族帯同の可否などに違いがあります。

なぜ「特定技能の様式」が重要？手続きを左右する書類の役割

特定技能に関するビザ申請、届出等の手続きは法定様式で行う必要があります。申請者・受入れ機関の情報を正確に伝えるためにも様式の使用は重要です。正確な様式の使用・記入が審査・管理の基礎であり、手続きをスムーズに進める鍵になります。

「参考様式」と「省令様式」の違いを理解しよう

特定技能の様式には「参考様式」と「省令様式」があります。参考様式は提出が必要または推奨される書類のひな形であり、記載内容が同じであれば他の形式を使用してもよいとされています。

例：雇用条件書、支援計画書、届出添付書類など

一方、省令様式は法令で定められた提出必須の様式であり、定められた様式を使用することが義務付けられています。

例：申請書本体など

ただし、どちらの様式も特定技能手続きにおいて重要な書類であることには変わりありません。

【目的別】特定技能手続きに必要な様式一覧と入手先

最新の特定技能様式はどこで入手できる？

最新の特定技能様式は出入国在留管理庁ウェブサイトからダウンロード可能です。

※参照：特定技能外国人の在留諸申請に関するもの（参考様式）｜法務省

同サイト内の特定技能総合支援サイト、申請書様式ページなどを参照の上、正確に記入します。なお、様式は変更される可能性があるため、常に公式サイトで最新版を確認してください。提供ファイルはPDF/Excel/Wordの3形式です。

在留資格（ビザ）申請に必要な特定技能関連様式

• 　　●　在留資格認定証明書交付申請（新規呼び寄せ時）の様式
  
  
  • 　　　○　 申請書本体（省令様式）
    
    
  • 　　　○　 所属機関（受入れ機関）関連の参考様式
    
    
  • 　　　○　 外国人本人関連の参考様式
    
    
  • 　　　○　 雇用契約関連の参考様式
    
    
  • 　　　○　 支援計画関連の参考様式
    
    
  • 　　　○　 分野別の上乗せ書類（必要に応じて）
    
    
    
• 　　●　在留資格変更許可申請（国内での切り替え時）の様式
  
  
  • 　　　○　 申請書本体（省令様式）
    
    
  • 　　　○　 上記「認定申請」と同様の添付書類（参考様式等）
    
    
    
• 　　●　在留期間更新許可申請の様式
  
  
  • 　　　○　 申請書本体（省令様式）
    
    
  • 　　　○　 所属機関や支援状況に関する参考様式等
    
    
    
• 　　●　申請に必要な添付書類の参考様式（雇用条件書、支援計画書など）
  
  
  • 　　　○　 雇用条件書（参考様式第1-6号）、支援計画書等（参考様式第1-17号等）
    
    
  • 　　　○　 その他（手数料納付書、理由書など）
    
    

受け入れ後の届出に必要な特定技能関連様式

• 　　●　定期届出（年4回）で使用する様式
  
  
  • 　　　○届出書本体（参考様式第3-6号等）
    
    
  • 　　　○添付書類（賃金台帳の写し、受入れ・活動状況、支援実施状況に関する報告書等）
    
    
• 　　●　随時届出（変更時など）で使用する様式
  
  
  • 　　　○届出書本体（参考様式第3-7号等）
    
    
  • 　　　○添付書類（雇用契約変更、支援計画変更、受入れ困難等の事由に応じた書類）
    
    

登録支援機関の登録・更新に必要な様式

• 　　●　登録支援機関登録申請の様式
  
  
  • 　　　○　 申請書本体（省令様式）
    
    
  • 　　　○　 添付書類（定款、役員情報、支援体制資料等）

• 　　●　登録支援機関登録更新申請の様式
  
  
  • 　　　○　 申請書本体（省令様式）
    
    
  • 　　　○　 添付書類
    
    

外国人材本人向け：多言語対応の特定技能様式について

多言語対応の様式が用意されているものもあります。

例：雇用条件書（参考様式第1-6号）、健康診断個人票（参考様式第1-3号）など

英語の他、ベトナム語、中国語など9カ国語に対応しており、外国人材本人への説明および理解促進へ活用できます。他の様式と同じく出入国在留管理庁HPにて入手可能です。

ケース別：「特定技能 様式」を用いた手続きの流れと記入ポイント

【在留資格申請編】様式の準備から提出まで

• 　　●　Step1: 該当する申請に必要な様式と添付書類のリストアップ

在留資格申請には、新規で在留資格を取得する「認定」、現在の在留資格から別の在留資格へ変更する「変更」、現在の在留資格の有効期限を延長する「更新」があります。出入国在留管理庁HPから該当する申請種別に必要な様式と添付書類を確認し、漏れがないよう準備しましょう。サイトに掲載されたリストを確認しながら準備することで、分野特有の書類漏れを防止できます。

• 　　●　Step2: 各様式への正確な記入方法（記入例・注意点）
  
  

【申請書本体の記入例】

出典：在留資格認定証明書交付申請書（記載例）｜出入国在留管理庁

• • 　　　○　写真・・無帽・無背景で3か月以内に撮影されたもの。過去の在留カードやパスポートと同じ写真やアプリ加工は不可。
    
    
  • 　　　○　1.　国籍・地域・・パスポート記載の国籍を記入。ただし、特定の地域を指す場合は地域名でも可（例：台湾、香港など）。
    
    
  • 　　　○　2.　生年月日・・西暦で記入。
    
    
  • 　　　○　3.　氏名・・パスポート記載の通りアルファベットで記入。漢字名がある場合は併記する。
    
    
  • 　　　○　5.　出生地・・国名、都市名を記入。パスポートにも記載がある場合は揃える。
    
    
  • 　　　○　6.　配偶者の有無・・申請日時点での法律婚の有無で判断。
    
    
  • 　　　○　9.　日本における連絡先・・基本的に雇用会社の所在地および電話番号を記入。携帯電話番号がなければ「無し」と記入。
    
    
  • 　　　○　12.　入国予定年月日・・過去日付での申請は不可。審査期間を考慮し、2～3カ月先の予定日で記入を推奨。
    
    
  • 　　　○　14.　滞在予定期間・・基本的に日本での就労期間に合わせる。
    
    
  • 　　　○　15.　同伴者の有無・・一緒に空港に到着する同伴者（※帯同家族ではない）のこと。有の場合は続柄を記入。
    
    
  • 　　　○　16.　査証申請予定地・・認定証明書が発行された後、査証申請を行う在外公館のある国の都市名を記入。
    
    
  • 　　　○　19.　犯罪を理由とする処分を受けたことの有無・・交通違反等による処分も含む。
    
    
  • 　　　○　21.　在日親族（父・母・配偶者・子・兄弟など）及び同居者・・申請時点で日本に居住している親族または同居予定者がいる場合に記入。

【主要な参考様式の記入例】

出典：雇 用 条 件 書（記載例）｜出入国在留管理庁

• • 　　　○　Ⅲ．従事すべき業務の内容・・　対象となる特定産業分野と業務区分から選択して記入。（※対象分野および業務区分は、特定技能運用要領 | 出入国在留管理庁を参照）
    
    
  • 　　　○　Ⅳ．労働時間等・・交代制勤務は勤務時間の組み合わせをすべて記入。所定労働時間は日本人労働者と同等かつ労働日数はフルタイムが基本のため、原則週5日以上かつ年間217日以上になるよう注意する。

出典：１ 号 特 定 技 能 外 国 人 支 援 計 画 書（記載例）｜出入国在留管理庁

• • 　　　○　Ⅳ　支援内容・・各項目について実施予定日付、担当者氏名、手段、説明する際の言語など詳細を記入。

いずれの様式も記入には正確性と整合性が求められます。原則空欄は認められず、該当しない項目には「該当なし」と記入します。公式記入例を参照しながらの記入を推奨します。

• 　　●　Step3: 地方出入国在留管理局への提出方法（窓口/郵送/オンライン）

書類の提出先は事業所を管轄する地方出入国在留管理局です。管轄局は出入国在留管理庁HPで確認できます。窓口、郵送、オンラインでの提出が可能で、それぞれの特徴は以下の通りです。

【窓口申請】

• • 　　　○　メリット・・不明点の解消や不備の訂正がその場でできる
    
    
  • 　　　○　デメリット・・出向く労力がかかる・待ち時間や予約が必要なケースがある

【郵送申請】　　
　

• • 　　　○　メリット・・窓口に出向く必要がない
    
    
  • 　　　○　デメリット・・不備があった場合には再提出になる

【オンライン申請】

• • 　　　○　メリット・・24時間いつでもどこでも申請可能・オンラインで進捗確認が可能
    
    
  • 　　　○　デメリット・・システム操作が必要・不具合が発生する可能性がある

なお、申請には4～6千円の手数料（収入印紙で納付）がかかります。

【受け入れ後届出編】定期・随時届出の様式と手続き

• 　　●　定期届出：提出時期・報告内容と使用様式

定期届出は四半期ごとに行い、翌四半期初日から14日以内が提出期限です。受入れ人数、活動日数、支援実施状況等の報告をします。使用する主な参考様式は、受入れ・活動状況に係る届出書（参考様式第3-6号）、添付書類は、賃金台帳の写し、受入れ・活動状況、支援実施状況に関する報告書などです。

• 　　●　随時届出：必要となるケースとケース別使用様式

雇用契約変更、支援計画変更、受入れ不可などの事例が発生した際は、随時届出が必要になります。届出期限は当該事由が発生した日から14日以内です。

ケースごとの必要書類および添付書類は以下の通り。

• • 　　　○　雇用契約変更・・特定技能雇用契約に係る届出書（参考様式第3-1-1号）、雇用条件書（参考様式第1-6号、別紙含む）など
    
    
  • 　　　○　支援計画変更・・支援計画変更に係る届出書（参考様式第3-2号）、1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）
    
    
  • 　　　○　受入れ不可・・受入れ困難に係る届出書（参考様式第3-4号）、受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書（参考様式第5-11号）など

• 　　●　届出の提出先と方法（オンライン届出システムの利用）

定期届出、随時届出ともに、提出先は所属機関管轄の地方出入国在留管理局・支局です。提出手段は、窓口への持参、郵送のほか、出入国在留管理庁電子届出システムを利用したオンライン届出があります。電子届出システムを利用すれば、窓口に出向く必要なく自宅やオフィスから24時間365日いつでも届出が可能です。また記入漏れが自動チェックされるため、届出書類のミスも減らせます。

特定技能様式の作成・提出における注意点とスムーズに進めるコツ

注意点1：必ず最新版の様式を利用する

届出の際は出入国在留管理庁HPを確認し、必ず最新版の様式を使用してください。様式は改訂される可能性があります。入国管理局は最新の法令や基準に基づいて審査するため、古い様式を使用すると最新の基準に合致せず、審査が遅延したり、受理されないリスクがあります。

注意点2：記入漏れ・記載ミス・添付書類不足を防ぐチェックポイント

記入漏れや記載ミス、添付書類不足を防ぐにはセルフチェックの徹底が有効です。必要書類のリストを参照しながら準備し、すべて揃ったら最終照合を行ってください。書類の抜け漏れや内容誤りはよくあるミスです。丁寧に確認し、誤字脱字や不正確な情報がないよう注意しましょう。可能であれば複数人で確認するダブルチェック体制があるとより確実性が増します。

注意点3：手続き期間を考慮し、余裕を持ったスケジュールで準備する

内容や状況によっても異なりますが、審査・処理にかかる標準処理期間は新規認定で1～3カ月程度、変更で2週間～1カ月程度です。これに書類の準備期間を見積もり、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。あらかじめ必要な日数を想定しておかないと、特に更新の場合は在留期限に間に合わなくなります。在留期間の管理と計画的な手続き開始が重要です。

注意点4：複雑な場合は専門家（行政書士等）への相談も検討

申請ルールや書類の準備が複雑な場合は、行政書士などの専門家に依頼するのも一つです。費用はかかりますが、正確かつ迅速な手続きが期待できます。ただし、行政書士ができるのは申請取次のサポートのみです。登録支援機関と違い、支援計画の作成や実施などの包括サポートはできません。

注意点5：受け入れ企業の支援体制整備と様式作成の関連性

支援計画書などの様式の存在は、企業の支援体制が適切に整備されていることを示す役割も果たします。様式作成を通じて自社での支援体制の見直しや具体化につなげることができるでしょう。なお、登録支援機関に委託する場合は行政書士との業務分担を考える必要があります。書類作成は行政書士の独占業務であり、登録支援機関では作成できないためです。

【FAQ】特定技能の様式に関するよくある質問

Q. 様式への押印は必要ですか？

近年の押印廃止の動向を受け、特定技能の様式においても原則押印は不要となりました。ただし、雇用契約書や雇用条件書などの一部書類では現在も押印が必要です。また、署名で代替が可能な場合もあります。出入国在留管理庁HPにて確認が可能なため、最新様式の指示に従ってください。

Q. 様式はパソコン作成？手書きでも良い？

様式はパソコン作成でも手書き作成でも原則どちらでも構いません。パソコン作成の利点は読みやすさや修正の容易さです。一方、手書きはキーボード操作が苦手でも作成できますが、楷書で書く、黒インクを使用する、修正方法に決まりがあるなど注意すべきルールがあります。

Q. 参考様式（添付書類）が見つからない場合は？

参考様式や添付書類は、出入国在留管理庁HP内で検索、確認が可能です。また分野別様式は所管省庁HPにも掲載されています。もし、インターネット環境がないなどホームページからの確認が難しい場合は、最終手段として地方局へ問い合わせる方法もあります。

Q. 各様式、書類は何部提出する必要がありますか？コピーは必要？

提出部数は申請の種類や提出先により異なる場合があるため、必ず出入国在留管理庁HPで確認しましょう。なお、基本的に原本の提出が必要になるため、控え用にコピーを保管しておくことを推奨します。オンライン申請の場合はデータ形式で提出します。

まとめ：正しい「特定技能 様式」の理解で受け入れ手続きを円滑に

特定技能手続きにおける様式の遵守は、審査の結果に大きく影響します。手続きをスムーズに進めるためにも、正しい様式を入手し、指示通りに記入・提出することが大切です。意図せず古い様式で提出することのないよう最新情報を確認し、計画性を持って準備してください。場合によっては行政書士などの専門家を活用するのもおすすめです。来日する外国人が安心して働ける環境を用意するのは受入れ企業の責務です。適切な手続きで円滑な外国人材の受入れをすすめましょう。